Vous devez envoyer vos fichiers au format BOW.

Deux étapes sont nécessaires pour envoyer un fichier via le web:

• première validation et mise au format Belcotax-on-web (.bow) via le module de validation
• envoi proprement dit du fichier .bow

Le fichier doit répondre à la description « format XML ». Dans la page « Documentation technique », vous trouverez dans la brochure Belcotax la description technique complète, un fichier Belcotax-200x.xsd présentant la structure attendue, un exemple de fichier XML et un mode d'emploi XML.

Un fichier .xml peut être ouvert dans un navigateur (Internet Explorer, Mozilla Firefox, …), mais uniquement en mode lecture. Il n’est alors pas possible de modifier le fichier.
Si vous désirez modifier « manuellement » un fichier .xml, vous devez ouvrir votre fichier avec un éditeur (Notepad, Wordpad, Ultraedit, Babelpad, Dreamweaver, …). Vous pouvez alors corriger, effacer les balises ou le contenu de celles-ci. Après modification, vous devez sauvegarder votre fichier en format .xml.

Le numéro de séquence est facultatif. Les expéditeurs peuvent l'utiliser pour leur besoin propre, mais il n'est pas déterminant pour l'ordre de traitement. Les fichiers seront traités suivant leur ordre d'introduction.

Pour convertir votre fichier vous devez avoir installé le logiciel Java. Peut-être n'avez-vous pas installé ou avez-vous une ancienne version de Java. Vous pouvez télécharger la version la plus récente et l'installer via le site www.java.com.

Si vous obtenez ce message lors de la conversion de votre fichier .xml, soit votre fichier ne dispose pas d'une structure correcte, soit certains champs contiennent des caractères non conformes au jeu de caractères UTF-8.

Pour visualiser la structure de votre .xml, ouvrez celui-ci et comparez le avec l'exemple de fichier .xml repris sur notre site dans la rubrique « Documentation technique ».

Les caractères invalides peuvent être détectés en ouvrant celui-ci avec un navigateur (browser). Le fichier s'ouvrira correctement jusqu'à la détection du premier caractère invalide. Pour obtenir la liste complète des caractères non conformes, ouvrez le fichier avec l'éditeur Babelpad (téléchargeable sur http://www.babelstone.co.uk/). Dans Babelpad exécuter une analyse du fichier. Il vous sera précisé les lignes dans lesquelles sont détectés les caractères invalides.

Si vous obtenez ce message, ceci indique probablement que votre fichier n’est pas enregistré au format XML. Veuillez modifier l’extension du fichier pour en faire un fichier XML (.xml). Pour pouvoir effectuer cette modification, vous devez afficher les extensions de nom de fichier dans votre système d’exploitation.

Lorsque vous envoyez un fichier via le web, vous recevez immédiatement en ligne un numéro d'envoi qui identifie de manière unique votre transfert.
Sa réception signifie que le transfert s'est effectué correctement.

Le fichier est alors analysé une première fois pour contrôler la validité du format et la cohérence des données, le résultat se traduisant par l'envoi d'un accusé de réception ou d'un avis de rejet par e-mail (validation 1 et 2).

Lorsque cette première validation ne décèle aucune lacune, le fichier fait l'objet d'un second contrôle (validation 3) en vue de détecter :

• les doubles emplois
• les erreurs de numéro de suite des fiches
• les numéros BCE erronés
• ...

Si cette seconde validation se passe correctement, le fichier sera définitivement chargé dans la base de données de l'administration.
Dans tous les cas, un avis de traitement envoyé par e-mail endéans les 48 heures de l'envoi vous informe des suites définitives (acceptation ou rejet) qui ont été réservées à celui-ci.

Le statut "attente de chargement" indique que le fichier n'a pas été correctement réceptionné par la base de données Belcotax. Il est possible qu'un problème de serveur soit survenu au moment de l'envoi. Il faudra réenvoyer votre envoi. S'il s'agit d'un fichier, vous pouvez renvoyer le fichier .bow sans réexécuter la conversion. S'il s'agit d'un encodage manuel via les écrans de saisies, vous retrouverez les données de votre session via "Envoi par Encodage" - "Ecrans de saisies". Vous pourrez alors réenvoyer les données. S'il s'agit d'une correction on-line vous devez réintroduire la correction et la réenvoyer. Après le renvoi des données, veuillez prendre contact avec le service "Belcotax" pour annuler l'envoi bloqué dans le statut "attente de chargement".

Il y a différentes sortes de messages :

• Les erreurs bloquantes : votre fichier est entièrement rejeté. Vous devez corriger et renvoyer les erreurs et renvoyer votre fichier.
• Les erreurs contournables : une anomalie est détectée dans votre fichier mais elle n'entraîne pas son rejet définitif. Il peut s'agir de l'omission de numéros nationaux, de lacunes au niveau de l'identité du bénéficiaire dans une fiche, d'une annulation ou d'une modification tardive … Dans ce cas, vous pouvez cependant poursuivre l'envoi de votre fichier. Pour qu'il soit accepté, vous devez justifier des raisons qui sont à l'origine du message en envoyant un mail justificatif mentionnant le numéro de l'envoi à l'adresse belcotax@minfin.fed.be.
• Les avertissements : Des montants anormaux ont été trouvés dans certaines fiches (par exemple : précompte professionnel plus élevé que le montant imposable …) lors de la première validation. Vous êtes invités à vérifier si cela est exact. Si tel n'est pas le cas, vous devez corriger l'erreur et renvoyer le fichier. Sinon, vous pouvez introduire le fichier tel quel sans risque de rejet.
• Erreur explode : Il s'agit ici d'une erreur détectée au cours d'un contrôle (validation 3). Il peut s'agir d'une erreur dans la numérotation des fiches (deux fois le même numéro de suite pour le même type de fiches du même débiteur), d'un mauvais numéro de secrétariat social ou d'une mauvaise référence relative à une fiche rectificative (vous avez renseigné une mauvaise référence dans un fichier rectificatif) … Vous devez alors corriger le fichier et le renvoyer.
  Exemple : « fiche déjà introduite dans Belcotax » : la fiche que vous avez introduite porte un numéro de suite que vous avez déjà utilisé pour une autre fiche du même type et pour le même débiteur. Vérifiez quel est le dernier numéro utilisé pour ce type de fiches et ce débiteur et recommencez la numérotation des nouvelles fiches à partir du premier numéro libre.

Le débiteur des revenus est normalement identifié par son numéro BCE. Si vous introduisez des fiches mentionnant du précompte professionnel, vous devez utiliser le numéro de référence qui vous a été octroyé en matière de précompte professionnel.

Lorsqu'un débiteur ne possède aucune de ces références, et qu'il s'agit d'introduire des fiches sans précompte professionnel, vous pouvez utiliser son numéro de registre national personne physique pour l'identifier. Vous le renseignez dans la zone 1037 « Numéro national (si personne physique) » ?

Dans tous les cas de figure, un bénéficiaire est soit une personne physique, soit une personne morale.

• S'il s'agit d'une personne physique il faut :
  • soit indiquer son numéro national (cette mention n'est pas obligatoire en ce qui concerne les fiches 281.50).
  • soit renseigner ses nom et prénom dans les zones séparées prévues à cet effet ainsi que son adresse complète.

Pour la fiche 281.50, ,s’il s’agit d’une profession libérale ou d’une autre personne physique disposant d’un n° BCE, il est obligatoire d’indiquer ce n° BCE dans la zone 2.110 (n° BCE personne physique).

• S'il s'agit d'une personne morale, indiquez son numéro BCE. Aucune dérogation n'est accordée en ce qui concerne les personnes morales de droit belge. Le numéro BCE existe en effet toujours et peut être retrouvé via la Banque Carrefour des Entreprises et le Registre de Commerce.

Pour les bénéficiaires étrangers, mentionnez les informations aussi complètes que possible : nom, prénom dans la zone séparée prévue à cet effet, nom de la société,… , rue, numéro, boîte, ville, code postal à l'étranger et pays.

Un relevé 325 sans fiches individuelles n'est d'application que pour les rémunérations de récoltes et cueillettes dans le secteur agricole. Ces relevés ne reprennent que les montants totaux de rémunération et de précompte sans répartition entre les bénéficiaires.

Ce type de relevé peut être introduit dans "Belcotax-on-web" via fichier en indiquant dans le champ 2029_enkelopgave325 la valeur "1". Pour ce relevé, une seule fiche doit être reprise avec les montants globaux. Dans les champs nom et adresse du bénéficiaire indiquer "Forfait rémunération de récolte" et l'adresse de l'agriculteur. Dans le champ 2011 aucun numéro national ne doit être repris.

Ce type de relevé peut également faire l'objet d'un encodage via les écrans de saisies. Dans ce cas, créer une déclaration avec les données de l'agriculteur sous laquelle est reprise une seule fiche 281 avec comme nom "Forfait rémunération de récolte" et l'adresse de l'agriculteur. Cochez dans la fiche le champ "Seulement relevé 325".