Dans le cadre de Belcotax-on-web, les fiches fiscales peuvent être encodées on line via la fonction « Envoi par encodage » du menu.

L'appel de cette fonction initie une procédure d'encodage manuel de vos données. Ces écrans d'encodage sont construits sur trois niveaux : Envoi – Déclaration – Fiches.

Lorsque vos fiches sont encodées, vous pouvez envoyer l'ensemble. Vous recevez alors immédiatement un numéro d'envoi qui signale que le transfert s'est effectué correctement suivi d'un accusé de réception par e-mail. Votre envoi est ensuite soumis au traitement, un avis de traitement vous informera de l'acceptation ou du rejet. Cet avis vous parviendra par e-mail endéans les 48 heures.

La dernière sauvegarde reste disponible pour une éventuelle nouvelle session tant que vous n'en demandez pas explicitement l'abandon. Lors de l'envoi définitif, une dernière sauvegarde est enregistrée d'office mais les données préservées ne sont plus accessibles. Elles redeviennent disponibles lorsque le traitement final aboutit à un rejet afin de vous permettre d'effectuer les corrections nécessaires. En cas d'acceptation, elles seront automatiquement effacées.

A noter que chaque utilisateur ne peut sauvegarder qu'un seul fichier à la fois, il faut donc attendre l'acceptation définitive d'un fichier avant d'en encoder un autre.

Toutes les communications entre votre pc et le site Internet (le serveur du SPF) sont cryptées (codées). Seuls l'expéditeur et le destinataire peuvent lire les données transmises.

Au niveau de la déclaration, vous pouvez rechercher le nom et l'adresse du débiteur via son numéro BCE ou son numéro national en cliquant sur le bouton « Rechercher ». L'application recherche alors ces éléments dans la liste des débiteurs connus c'est-à-dire ceux pour lesquels une déclaration a déjà été introduite dans Belcotax-on-web.

Pour les débiteurs n'ayant introduit aucune déclaration, ces données ne sont pas fournies. Vous devez alors encoder vous-même les données nom et adresse dans les zones prévues.

Le numéro de séquence est facultatif. Les expéditeurs peuvent l'utiliser pour leur besoin propre mais il n'est plus déterminant pour l'ordre de traitement. Les fichiers seront traités suivant leur ordre d'introduction.

Lorsque vous envoyez un fichier via le web, vous recevez immédiatement en ligne un numéro d'envoi qui identifie de manière unique votre transfert.
Sa réception signifie que le transfert s'est effectué correctement.

Le fichier est alors analysé une première fois pour contrôler la validité du format et la cohérence des données, le résultat se traduisant par l'envoi d'un accusé de réception ou d'un avis de rejet par e-mail (validation 1 et 2).

Lorsque cette première validation ne décèle aucune lacune, le fichier fait l'objet d'un second contrôle (validation 3) en vue de détecter :

• les doubles emplois
• les erreurs de numéro de suite des fiches
• les numéros BCE erronés
• ...

Si cette seconde validation se passe correctement, le fichier sera définitivement chargé dans la base de données de l'administration.
Dans tous les cas, un avis de traitement envoyé par e-mail endéans les 48 heures de l'envoi vous informe des suites définitives (acceptation ou rejet) qui ont été réservées à celui-ci.

Le statut "attente de chargement" indique que le fichier n'a pas été correctement réceptionné par la base de données Belcotax. Il est possible qu'un problème de serveur soit survenu au moment de l'envoi. Il faudra réenvoyer votre envoi. S'il s'agit d'un fichier, vous pouvez renvoyer le fichier .bow sans réexécuter la conversion. S'il s'agit d'un encodage manuel via les écrans de saisies, vous retrouverez les données de votre session via "Envoi par Encodage" - "Ecrans de saisies". Vous pourrez alors réenvoyer les données. S'il s'agit d'une correction on-line vous devez réintroduire la correction et la réenvoyer. Après le renvoi des données, veuillez prendre contact avec le service "Belcotax" pour annuler l'envoi bloqué dans le statut "attente de chargement".

Il y a différentes sortes de messages :

• Les erreurs bloquantes : votre fichier est entièrement rejeté. Vous devez corriger et renvoyer les erreurs et renvoyer votre fichier.
• Les erreurs contournables : une anomalie est détectée dans votre fichier mais elle n'entraîne pas son rejet définitif. Il peut s'agir de l'omission de numéros nationaux, de lacunes au niveau de l'identité du bénéficiaire dans une fiche, d'une annulation ou d'une modification tardive … Vous pouvez dans ce cas poursuivre l'envoi de votre fichier. Pour qu'il soit accepté, vous devez cependant justifier des raisons qui sont à l'origine du message en envoyant un mail justificatif mentionnant le numéro de l'envoi à l'adresse belcotax@minfin.fed.be.
• Les avertissements : Des montants anormaux ont été trouvés dans certaines fiches (par exemple : précompte professionnel plus élevé que le montant imposable,…) lors de la première validation. Vous êtes invités à vérifier si cela est exact. Si tel n'est pas le cas, vous devez corriger l'erreur et renvoyer le fichier. Sinon, vous pouvez réintroduire le fichier tel quel sans risque de rejet.
• Erreur explode : Il s'agit ici d'une erreur détectée au cours d'un contrôle (validation 3). Il peut s'agir d'une erreur dans la numérotation des fiches (deux fois le même numéro de suite pour le même type de fiches du même débiteur), d'un mauvais numéro de secrétariat social ou d'une mauvaise référence relative à une fiche rectificative (vous avez renseigné une mauvaise référence dans un fichier rectificatif) … Vous devez alors corriger le fichier et le renvoyer.
  Exemple : « fiche déjà introduite dans Belcotax » : la fiche que vous avez introduite porte un numéro de suite que vous avez déjà utilisé pour une autre fiche du même type et pour le même débiteur. Vérifiez quel est le dernier numéro utilisé pour ce type de fiches et ce débiteur et recommencez la numérotation des nouvelles fiches à partir du premier numéro libre.

Dans tous les cas de figure, un bénéficiaire est soit une personne physique, soit une personne morale.

• S'il s'agit d'une personne physique il faut :
  • soit indiquer son numéro national (cette mention n'est pas obligatoire en ce qui concerne les fiches 281.50).
  • soit renseigner ses nom et prénom dans les zones séparées prévues à cet effet ainsi que son adresse complète.

Dans la fiche 281.50, vous pouvez mentionner le numéro BCE dans la zone « Numéro BCE personne physique » (zone 2110).

• S'il s'agit d'une personne morale, indiquez son numéro BCE. Aucune dérogation n'est accordée en ce qui concerne les personnes morales de droit belge. Le numéro BCE existe en effet toujours et peut être retrouvé via la Banque Carrefour des Entreprises et le Registre de Commerce.

Pour les bénéficiaires étrangers, mentionnez les informations aussi complètes que possible : nom, prénom dans la zone séparée prévue à cet effet, nom de la société, …, rue, numéro, boîte, ville, code postal à l'étranger et pays.

Lorsque vous avez effectué un envoi via les écrans d'encodage les écrans sont bloqués jusqu'à ce que votre envoi soit totalement traité. Si, au moment du traitement, des erreurs sont encore constatées, vos fiches sont de nouveau mises à votre disposition via les écrans ce qui vous permet de les corriger et de les renvoyer. De cette manière, vos fiches ne doivent pas être entièrement réencodées.

Vous devrez donc attendre de quelques heures à 24 heures maximum avant de pouvoir démarrer une nouvelle session. Pour limiter le temps d'attente, nous vous conseillons (sauf urgence) de regrouper vos fiches dans un même envoi. Le système vous permet d'envoyer en une seule session toutes les déclarations de tous les débiteurs dont vous avez la charge. Pour assurer la sécurité des données que vous avez déjà encodées, l'application vous permet de réaliser des sauvegardes partielles à tout moment. Après une telle sauvegarde, vous pouvez quitter la session et y revenir à un autre moment.