Les fiches pour des bénéficiaires étrangers peuvent être introduites de la même manière et dans le même envoi que pour les bénéficiaires belges. Il n'y a plus lieu de les séparer ni de les trier.

Pour les bénéficiaires étrangers seuls les nom (prénom éventuel) et adresse (rue, N°, code postal à l'étranger, commune, ville et pays) doivent être indiqués. Un numéro d'identification fiscal étranger (numéro de TVA par exemple) peut éventuellement être renseigné dans la zone « NIF » (zone 2.109).

La consultation et la modification des fiches est uniquement possible si vous avez le rôle adéquat.

Le système des rôles est expliqué sur la page « Comment accéder à Belcotax-on-web ? ».

Pour pouvoir consulter les données d'un fichier que vous envoyez, le numéro d'entreprise de l'expéditeur que vous reprenez dans la zone 0024 dans ce fichier doit correspondre à celui que vous utilisez pour vous connecter.

Lorsque vous renseignez dans le fichier une autre entreprise comme expéditeur, vous pouvez envoyer le fichier sans problème, mais vous ne pouvez pas le consulter, ni y apporter les annulations et les modifications nécessaires avec votre login.

La recherche des fiches s'obtient via la fonction « Recherche et mise à jour ». Vous devez choisir dans le menu le niveau de recherche que vous souhaitez : envois, déclarations, relevés 325 ou fiches. Pour chaque niveau un écran avec des critères de sélection apparaît. Remplir les critères de sélection désirés et cliquer sur le bouton « Rechercher ». La recherche aboutit à la liste correspondant au niveau choisi : liste des envois, des déclarations, des relevés ou des fiches.

Vous pouvez passer au niveau inférieur (d'un envoi vers les déclarations qu'il contient, par exemple) en utilisant les icônes représentant la loupe ou les jumelles. Vous progressez ainsi en profondeur jusqu'à l'obtention du contenu de la fiche à l'écran.

Les fiches ne peuvent être imprimées qu'individuellement. Il faut en faire la recherche, les afficher les unes après les autres et pour chacune d'elles utiliser le bouton « Obtenir la fiche en format pdf ». L'écran qui apparaît alors peut être imprimé. Il n'y a pas de fonctionnalité permettant de les imprimer en masse.

Le relevé récapitulatif 325 peut également être obtenu en format pdf de la même façon.

Les données introduites via Belcotax-on-web (Web ou supports classiques) ne peuvent être corrigées ou annulées que dans le contexte de l'application, exclusivement par une des méthodes exposées ci-après.

On-line

Choisissez la fonction « modification – annulation – ajouts de fiches » dans le menu « RECHERCHE ET MISE A JOUR », vous entrez alors dans une session de correction.

Cette session ne prend fin que lorsque vous confirmez l'envoi des corrections ou lorsque vous décidez d'abandonner celles-ci.

Les corrections, comme les annulations et les ajouts, sont exécutées en différé dans les 48 heures de votre confirmation à l'écran.

 Démo ajout, suppression, modification en ligne (PPS, 1.24 Mo)

Fichier de « Correction groupée »

Les corrections d'un fichier préalablement introduit peuvent être envoyées dans un fichier reprenant exclusivement les fiches à corriger.

Vous pouvez de cette manière modifier, annuler des fiches existantes et même en ajouter de nouvelles.

Pour identifier une fiche à corriger ou à annuler, vous devez utiliser :

• le numéro de suite attribué à la fiche (281.xx + numéro séquentiel soit les zones 2.008 et 2.009)
• le numéro de référence du bénéficiaire auprès du débiteur de revenu (2.010)

L'application procède à l'identification d'une fiche prioritairement en combinant son numéro de type de fiche (281.xx) et son numéro séquentiel.

Attention : Une modification de l'identité du bénéficiaire ne peut être réalisée que par annulation de l'ancienne fiche et l'ajout d'une nouvelle.

La modification du bénéficiaire d'une fiche ne peut être réalisée que par l'annulation de celle-ci et l'introduction d'une nouvelle fiche avec les coordonnées correctes du bénéficiaire. L'annulation peut être réalisée on-line via la fonction "Recherche et mise à jour" - "Fiches modification, annulation et ajout". Vous recherchez la fiche avec l'aide du numéro d'envoi original dans laquelle elle se trouvait, et vous l'annulez via l'icône "poubelle" Ensuite, vous envoyer la modification ("fin des modifications", "Envoyer", "confirmer". Dans la même session, vous pouvez ajouter la nouvelle fiche.

Lorsque vous ne retrouvez pas les fiches que vous avez encodées vous êtes dans une des situations suivantes :

• Vous n’avez pas le rôle adéquat.
• Le numéro BCE de l'expéditeur qui a procédé à l'envoi ne correspond pas avec celui du login avec lequel vous êtes connecté. Utilisez le login au nom de l'expéditeur que vous avez utilisé pour introduire les fiches originales.
• Votre envoi n'a pas été complètement accepté. Les fiches ne sont reprises dans la base de données que lorsque le statut de l'envoi a la valeur « Validé ». Vous pouvez consulter le statut de votre envoi via « Recherche et mise à jour » - « Envoi » en le recherchant via la référence de l'expéditeur ou son numéro d'envoi.

Le numéro de division (zone 1.007) peut être utilisé lorsqu'au sein d'une même entreprise plusieurs divisions gèrent leurs propres salaires et ne peuvent pas introduire leurs fiches ensemble. Pour régler le problème du numéro séquentiel des fiches, un numéro de division peut être choisi pour chaque succursale. De cette manière, chaque division de l'entreprise sera considérée comme un débiteur différent au niveau de Belcotax-on-web. Les différentes divisions peuvent ainsi introduire le même type de fiches en les numérotant à partir de 1 sans risque de double emploi. Pour la comparaison avec les déclarations en matière de précompte professionnel, les données sont par contre regroupées par numéro BCE.

Vous pouvez uniquement modifier les fiches d’un débiteur pour lesquelles l’expéditeur vous a accordé le rôle pertinent. Si d’autre fiches pour ce même débiteur ont été envoyées par un autre expéditeur (comme un secrétariat social ou une fiduciaire), vous ne pouvez pas modifier ou annuler cette fiche. Si cette fiche doit être corrigée, la demande de modification devra être adressée à l'expéditeur de la fiche originale.

Il s’agit d’un avertissement et votre correction/annulation sera automatiquement traitée. Votre attention est cependant attirée sur le fait qu'une diminution du précompte professionnel sur les fiches ne donne pas droit à remboursement du trop-perçu au débiteur des revenus par le SPF Finances sauf en cas d'erreur matérielle et uniquement via l'introduction d'une réclamation.

Chaque correction ou annulation tardive des fiches via Belcotax-on-web donne lieu à un avertissement à cause de la tardivité.

Vous trouvez plus d'information sur cet avertissement  ici (PDF, 143.48 Ko).