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BowConvert86 - Guide utilisateur et vidéos explicatives

 BowConvert86 (ZIP, 471.33 Ko) a été développé pour déposer les attestations fiscales pour frais de garde d’enfant (281.86) dans l’application Belcotax-on-web (BOW).

Comment ?

  1. Encoder les données des attestations.
  2. Exporter les données vers un fichier XML.
    Attention : c'est le seul type de fichier accepté par Belcotax-on-web pour la validation.

Une fois installé, il peut être utilisé hors ligne, indépendamment de Belcotax-on-web.
 

Vidéos explicatives pour l'encodage

Guide utilisateur BowConvert86

  • Installation et message d'erreur

    Windows peut afficher un message d’erreur lors de :

    message d'erreur

    Cliquer sur « Informations complémentaires ».

    Choisir ensuite « Exécuter quand même ».

  • Fonctionnalités générales

    Choix de la langue

    • BowConvert86 est disponible en néerlandais, français et allemand.
    • Vous pouvez modifier la langue à partir du menu en haut de l'écran.

    choix de la langue
     

    Explication des champs

    Vous avez plus d'informations en passant sur les champs à compléter ou en cliquant sur l'icône icone question :

    • information par exemple sur la longueur maximale des données
      nombre de caractères champ numéro BCE
    • explication des options du menu déroulant
      icone pour plus d'explication sur le menu déroulant pour l'autorisation de certification
       

    Coller les données

    • Onglets Expéditeur/Organisme de garde/Certificateur/Fiches :
      1. Dans le champ à compléter : cliquez sur le bouton droit de la souris.
      2. Cliquez sur « Coller ».

        coller les données dans un champ
    • Onglet Fiche(s) :
      1. Placez le curseur à l'endroit (la cellule) où commencer le collage.
      2. Cliquez sur « Coller ».
        Exemple : collage de données à la ligne 1 « Votre référence ».
        champ référence : coller les données
         

    Valider les données

    Le bouton « Valider » (au bas de chaque onglet) permet de vérifier si les données saisies sont correctes (longueur, composition (pour les NN)…).

    • Les données sont correctes ? Une coche apparaîtvalideren alles ok.
    • Des erreurs ont été détectées ? Une croix apparaît valideren niet ok.
      • Cliquez sur la croix pour avoir l’aperçu des erreurs.
      • Corrigez/complétez les champs en rouge ou avec une croix.
        validation des données : bouton et fenêtre avec plus d'informations sur les erreurs

    Pour info : dans l’onglet « Fiche(s) », une croix rouge apparaît dans la colonne « Erreur » sur la ligne où se trouve une erreur.

  • Onglet Expéditeur

    Encoder l'expéditeur

    • soit l’organisme qui assure la garde : les informations doivent être identiques à celles dans l'onglet « Organisme de garde »
    • soit l’organisme mandaté (par ex. secrétariat social, commune...) pour télécharger le fichier dans Belcotax-on-web (BOW) à la place de l'organisme de garde

    Vous devez obligatoirement compléter tous les champs.

    Attention : l'expéditeur est toujours identifié par son numéro d'entreprise (BCE).
     

    Envoi par une personne physique ou association de fait sans numéro BCE 

    Pour pouvoir envoyer vous-même le fichier, vous devez demander l’accès à l’application.

    Comment ?

    • Complétez le document « Demander l'accès à Belcotax-on-web ».
    • Renvoyez le document à belcotax@minfin.fed.be.
    • Un numéro de connexion personnel, lié au numéro national, vous sera envoyé.

    Exemple

    exemple de données encodées dans l'onglet expéditeur

  • Onglet Organisme de garde

    Reprendre les données comme mentionnées sur l'attestation 281.86

    attestation 281.86 : données organisme de garde

    Encoder les données

    • Tous les champs sont obligatoires sauf :
      • personne de contact
      • téléphone
      • adresse e-mail
    • Pour les associations de fait sans n° BCE :
      • Personnalité juridique : cocher « personne morale »
      • N° BCE : indiquer le numéro de référence transmis par le service Belcotax
    • N° division : peut être utilisé par les organismes avec plusieurs entités pour éviter des conflits de numérotation lorsque chaque entité fait des envois distincts

    Exemple de données encodées

    organisme de garde : exemple de données encodées

  • Onglet Certificateur

    Reprendre les données comme mentionnées sur l'attestation 281.86

    attestation 281.86 : cadre 1

    Encoder les données

    Tous les champs sont obligatoires sauf les dates de début et de fin.

    Exemple d'encodage

    onglet certificateur : exemple d'encodage des données

  • Onglet Fiche(s)

    Reprendre les données comme mentionnées sur l'attestation 281.86

    attestation 281.86 : données du cadre 2

    Pour le code pays, sélectionnez le pays concerné dans le menu déroulant situé en haut à gauche de l'onglet. Le code de ce pays apparaîtra alors dans la case de droite.

    onglet fiche : code pays

    Exemple - données de l'enfant

    onglet fiches : exemple de données encodées pour des enfants

    Exemple - données du débiteur

    onglet fiches : exemple de données d'un débiteur

    Exemple - données pour les périodes de garde 1 et 2

    onglet fiches : exemple d'encodage des périodes de garde 1 et 2

    Exemple - données encodées pour les périodes de garde 3 et 4

    • Uniquement relevé 325 (0/2) :
      • 0 = fiche 281.86 (par défaut)
      • 2 = fiche sans contenu significatif
    • N° et N° première fiche : numérotation automatique à partir du numéro de première fiche

    onglet fiches : exemple d'encodage des périodes de garde 3 et 4

  • Onglet XML

    Créer les fichiers XML

    Une validation finale des données a lieu avant la création effective du fichier.

    • Si les données sont correctes, le fichier XML se trouve dans le dossier de destination.
      onglet XML : validation des données - fichier xml correct
    • S'il y a des erreurs dans les données, une croix rouge indique les onglets avec des données manquantes ou incorrectes qui doivent être complétées/ajustées.
      onglet XML : erreurs signalées lors de la validation des données par une croix rouge
       

    Charger un fichier XML existant (option)

    • Vous pouvez charger un fichier enregistré sur l’ordinateur via l’option « Charger un fichier XML ».
    • Vous complétez le fichier dans BowConvert86.
       

    Convertir le fichier XML en fichier .zip et l'envoyer

    1. Vous devez obligatoirement convertir le fichier XML en un fichier .zip :

    • Envoyez un e-mail si le fichier contient des erreurs.
    • L’envoi et la validation du fichier se font uniquement :
      • après l’ouverture de Belcotax-on-web (BOW), au début du mois de février qui suit l’année de l’attestation,
      • par une personne ayant accès à BOW.

    2. Chargez le fichier converti dans BOW.