1. Chargement du (des) fichier(s)

À partir du tableau de bord, vous avez la possibilité de :

• déposer un fichier unique
• charger en masse jusqu’à 20 fichiers avec 999 déclarations au total, tous types de déclarations confondus (sauf OSS).
   

Dépôt d'un fichier unique

Recherchez ou faites glisser votre fichier dans l'écran.

Cliquez sur « Continuer ».

Vous pouvez également sélectionner la fonctionnalité « Recharger dans les écrans » si votre fichier ne contient qu’une seule déclaration. Dans ce cas, suivez la procédure de dépôt par écran.

Dépôt de plusieurs fichiers

Cochez d’abord la case « Je veux soumettre plusieurs fichiers ».

La page se rafraîchit automatiquement pour pouvoir charger plusieurs fichiers.

Faites glisser vos fichiers dans l’écran ou recherchez-les sur votre ordinateur.

Points d’attention :

• La taille totale des 20 fichiers ne peut pas dépasser 20 MB.
• Il ne peut y avoir ni fichier Excel ni déclaration OSS.
• Vérifiez qu’une même déclaration ne se trouve pas dans plusieurs fichiers.
• Si vous êtes mandataire : toutes vos données doivent être identiques partout (à la virgule près) dans tous les fichiers pour éviter que tous les fichiers ne soient rejetés.
   

2. Validation des données

Si un message d’erreur apparaît, vérifiez les causes d’erreur possibles.

Si votre fichier n’est pas conforme, une nouvelle ligne apparaît dans « Mes envois » avec le statut « Rejeté ».

Si votre fichier ne contient pas d’erreur, une nouvelle ligne apparaît dans « Mes envois » avec le statut « Validé ».

Cliquez sur  pour continuer le dépôt du listing clients.

Dans la section « Validation des données introduites », vous ne devriez avoir aucune erreur détectée.

Cliquez sur « Étape suivante ».

 

3. Signature

Dans la dernière section « Récapitulatif des données introduites & accord », cliquez sur « Signer et soumettre ».

 

4. Accusé de réception

En revenant à l’onglet « Tableau de bord », vous devriez avoir une nouvelle ligne avec votre listing clients avec le statut « Succès ».

Vous pouvez télécharger votre accusé de réception en cliquant sur .

Vous devez compléter les champs suivants :

• champs avec astérisque : toujours.
• champs sans astérisque : uniquement s’ils concernent votre situation.

Un conseil : sauvegardez régulièrement la déclaration lors de l’encodage.

Vous pouvez le faire dès que vous arrivez à l’encodage des « Données de la déclaration » en cliquant sur « Télécharger les données introduites » dans le coin inférieur droit.

1. Numéro de TVA

Dans l’onglet « Tableau de bord » :

• entrez le numéro TVA de l’entreprise,
• sélectionnez « Liste clients » dans « Type de déclaration »,
• cliquez sur « Continuer ».

 

2. Informations générales

Dans la section « Informations générales »,

• Dans la partie « Déclarant », ajoutez et confirmez votre adresse e-mail.
  
  
   
• Dans la partie « Période de la déclaration », indiquez l'année.
  Cochez la case «  Liste pour l’année en cours en fonction d’un arrêt » pour déposer votre listing clients pour l’année en cours uniquement si vous mettez fin à votre activité.
  
  
• Si vous êtes au régime de franchise de la taxe, inscrivez votre chiffre d’affaires dans la partie « Petite entreprise ».
  
  

• Si vous êtes soumis au régime agricole, vous devez cocher dans la partie « Exploitant agricole » :

  • soit « Je suis exploitant agricole et je suis tenu au dépôt du relevé intracommunautaire annuel ».

  • soit « Je suis exploitant agricole mais je ne suis pas tenu au dépôt du relevé intracommunautaire annuel ».
    
    

• Si vous êtes mandataire, complétez la partie « Mandataire ».
  Si vous ne possédez ni numéro TVA ni TIN (numéro de douane), sélectionnez « Autre » et utilisez votre numéro national.
  
  
   
• Cliquez sur « Étape suivante » en bas de la page.
   

3. Données de la déclaration

Dans la section « Données de la déclaration », ajoutez une ligne par client. Pour chacune d’entre elles, indiquez:

• le numéro TVA,
• le montant annuel des transactions TVA non comprise,
• le montant annuel de la TVA se rapportant à ces transactions (« 0,00 » est un montant correct).
  
  Pour chaque montant, mentionnez deux décimales.

Pour ajouter une transaction, cliquez sur
Pour supprimer une transaction, cliquez sur
 

4. Annexes et commentaires

Dans la section « Commentaire »,  vous avez la possibilité de déposer une annexe et/ou un commentaire.

La taille des annexes est limitée à 5,2 MB et les formats de fichier acceptés sont les suivants : PDF, TIFF et JPEG.

Cliquez sur  pour ajouter une annexe.

La taille des commentaires est limitée à 10.000 caractères.

Cliquez ensuite sur « Étape suivante ».

 

5. Validation des données

Dans la section « Validation des données introduites », vous ne devriez avoir aucune erreur détectée.

Si un message d’erreur apparaît, vérifiez les causes d’erreur possibles. Si vous ne corrigez pas l’erreur qui bloque le dépôt, votre listing clients apparaîtra avec le statut « Rejeté ».

Cliquez sur « Étape suivante ».

​
 

6. Signature

Dans la dernière section « Récapitulatif des données introduites & accord », cliquez sur « Signer et soumettre ».

 
 

7. Accusé de réception

En revenant au « Tableau de bord », vous devriez avoir une nouvelle ligne avec votre listing clients avec le statut « Succès ».

Vous pouvez télécharger votre accusé de réception en cliquant sur .

1. Chargement du (des) fichier(s)

À partir du tableau de bord, vous avez la possibilité de :

• déposer un fichier unique
• charger en masse jusqu’à 20 fichiers avec 999 déclarations au total, tous types de déclarations confondus (sauf OSS).
   

Dépôt d'un fichier unique

Recherchez ou faites glisser votre fichier dans l'écran.

Cliquez sur « Continuer ».

Vous pouvez également sélectionner la fonctionnalité « Recharger dans les écrans » si votre fichier ne contient qu’une seule déclaration. Dans ce cas, suivez la procédure de dépôt par écran.

Dépôt de plusieurs fichiers

Cochez d’abord la case « Je veux soumettre plusieurs fichiers ».

La page se rafraîchit automatiquement pour pouvoir charger plusieurs fichiers.

Faites glisser vos fichiers dans l’écran ou recherchez-les sur votre ordinateur.

Points d’attention :

• La taille totale des 20 fichiers ne peut pas dépasser 20 MB.
• Il ne peut y avoir ni fichier Excel ni déclaration OSS.
• Vérifiez qu’une même déclaration ne se trouve pas dans plusieurs fichiers.
• Si vous êtes mandataire : toutes vos données doivent être identiques partout (à la virgule près) dans tous les fichiers pour éviter que tous les fichiers ne soient rejetés.

2. Validation des données

Si un message d’erreur apparaît, vérifiez les causes d’erreur possibles.

Si votre fichier n’est pas conforme, une nouvelle ligne apparaît dans « Mes envois » avec le statut « Rejeté ».

Si votre fichier ne contient pas d’erreur, une nouvelle ligne apparaît dans « Mes envois » avec le statut « Validé ».

Cliquez sur  pour continuer le dépôt du listing clients.

Dans la section « Validation des données introduites », vous ne devriez avoir aucune erreur détectée.

Cliquez sur « Étape suivante ».

 

3. Signature

Dans la dernière section « Récapitulatif des données introduites & accord », cliquez sur « Signer et soumettre ».

 

4. Accusé de réception

En revenant à l’onglet « Tableau de bord », vous devriez avoir une nouvelle ligne avec votre listing clients avec le statut « Succès ».

Vous pouvez télécharger votre accusé de réception en cliquant sur .

Vous avez deux possibilités :

• soit utiliser la méthode accélérée comme décrit ci-dessous.
  (Sauf pour les assujettis au régime de la franchise de la taxe qui sont obligés de passer par toutes étapes pour déposer leur listing clients annuel « néant »).
• soit passer par toutes les étapes du dépôt d’un listing clients annuel standard.

1. Numéro de TVA

Dans l’onglet « Tableau de bord » :

• entrez le numéro TVA de l'entreprise,
• sélectionnez  « Liste clients » dans « Type de déclaration »,
• cochez la case « Je veux faire une déclaration néante »,
• indiquez l’année correspondante,
• cochez la case «  Liste pour l’année en cours en fonction de l’arrêt » pour déposer votre listing clients pour l’année en cours uniquement si vous mettez fin à votre activité.
• si vous êtes au régime de la franchise de la taxe, indiquez votre chiffre d’affaires (avec deux décimales),
• cliquez sur « Continuer ».

2. Validation des données

Si vous ne rencontrez pas de message d’erreur, une nouvelle ligne apparaît dans « Mes envois » avec le statut « Validé ».

Si un message d’erreur apparaît, vérifiez les causes d’erreur possibles. Si vous ne corrigez pas l’erreur qui bloque le dépôt, votre déclaration apparaîtra avec le statut « Rejeté ».

Cliquez sur  pour continuer le dépôt du listing clients.

Dans la section « Validation des données introduites », vous ne devriez avoir aucune erreur détectée.

Cliquez sur « Étape suivante ».

3. Signature

Dans la dernière section « Récapitulatif des données introduites & accord », cliquez sur « Signer et soumettre ».

4. Accusé de réception

En revenant au « Tableau de bord », vous devriez avoir une nouvelle ligne avec votre listing clients avec le statut « Succès ».

Vous pouvez télécharger votre accusé de réception en cliquant sur .

Le schéma XSD et les balises

Vérifiez si votre fichier XML inclut le bon schéma XSD.

Les balises vierges ne sont pas autorisées. Vous devez donc remplir chaque balise que vous mentionnez.

Le nom de votre fichier

N’utilisez pas de caractères accentués ou spéciaux tels que : é, è, ç, ù, ë, É, È, &, $, *, <,>, +, | , /, \, « , », « ; »...

Si vous utilisez un fichier compressé (.VAT), le nom du fichier joint doit être le même dans la description du fichier et dans le XML.

Le format des nombres

Chaque nombre doit comporter deux décimales après la virgule (par exemple : « 123,40 », « 456,00 »).

Le format des adresses e-mail

Vérifiez qu’une virgule n’a pas été utilisée à la place d’un point dans les adresses e-mail. (C’est une erreur fréquente lors de l’utilisation du pavé numérique, qui donne une virgule au lieu d'un point.) 

La mention de la période

Vous devez introduire l'année pour laquelle vous déposez votre listing clients.

Une ligne par client

Additionnez les montants des factures envoyées à un même client sur une ligne. Votre listing clients annuel ne doit contenir qu’une seule ligne (et donc un seul montant) par client.

La nationalité des clients

Vérifiez que tous les clients repris sont des assujettis TVA belges imposables.

Les assujettis TVA étrangers de l’Union européenne doivent être repris dans un relevé intracommunautaire.

Les assujettis soumis au régime de la franchise de la taxe

Vous devez obligatoirement indiquer votre chiffre d’affaires.

Les copier-coller

Évitez la fonction copier/coller. Cela peut provoquer de multiples erreurs dans Intervat.

Que signifient les icônes devant les messages d’erreur ?

Le format des nombres

N’y a-t-il pas un espace avant ou après le montant ?

Avez-vous bien mentionné les deux décimales ?

La mention de toutes les informations nécessaires

Lorsque vous ne mentionnez pas toutes les informations nécessaires (confirmation de votre e-mail, année etc.), vous ne pouvez pas accéder à la section suivante.

Les exploitants agricoles

Le message d’erreur suivant apparaît si vous n’avez coché :

• ni « Je suis exploitant agricole et je suis tenu au dépôt du relevé intracommunautaire annuel ».
• ni « Je suis exploitant agricole mais je ne suis pas tenu au dépôt du relevé intracommunautaire annuel ».

Les assujettis soumis au régime de la franchise de la taxe

Le message d’erreur suivant apparaît si vous n’avez pas indiqué de chiffre d’affaires.

Que signifient les icônes devant les messages d’erreur ?