1. Chargement du (des) fichier(s)

À partir du tableau de bord, vous avez la possibilité de :

• déposer un fichier unique
• charger en masse jusqu’à 20 fichiers avec 999 déclarations au total, tous types de déclarations confondus (sauf OSS).
   

Dépôt d'un fichier unique

Recherchez ou faites glisser votre fichier dans l'écran.

Cliquez sur « Continuer ».

Vous pouvez également sélectionner la fonctionnalité « Recharger dans les écrans » si votre fichier ne contient qu’une seule déclaration. Dans ce cas, suivez la procédure de dépôt par écran.

Dépôt de plusieurs fichiers

Cochez d’abord la case « Je veux soumettre plusieurs fichiers ».

La page se rafraîchit automatiquement pour pouvoir charger plusieurs fichiers.

Faites glisser vos fichiers dans l’écran ou recherchez-les sur votre ordinateur.

Points d’attention :

• La taille totale des 20 fichiers ne peut pas dépasser 20 MB.
• Il ne peut y avoir ni fichier Excel ni déclaration OSS.
• Vérifiez qu’une même déclaration ne se trouve pas dans plusieurs fichiers.
• Si vous êtes mandataire : toutes vos données doivent être identiques partout (à la virgule près) dans tous les fichiers pour éviter que tous les fichiers ne soient rejetés.
   

2. Validation des données

Si un message d’erreur apparaît, vérifiez les causes d’erreur possibles.

 Si votre fichier n’est pas conforme, une nouvelle ligne apparaît dans « Mes envois » avec le statut « Rejeté ».

Si votre fichier ne contient pas d’erreur, une nouvelle ligne apparaît dans « Mes envois » avec le statut « Validé ».

Cliquez sur  pour continuer le dépôt du relevé intracommunautaire.

Dans la section « Validation des données introduites », vous ne devriez avoir aucune erreur détectée.

Cliquez sur « Étape suivante ».

 

3. Signature

Dans la dernière section « Récapitulatif des données introduites & accord », cliquez sur « Signer et soumettre ».

 

4. Accusé de réception

En revenant à l’onglet « Tableau de bord », vous devriez avoir une nouvelle ligne avec votre relevé intracommunautaire au statut « Succès ».

Vous pouvez télécharger votre accusé de réception en cliquant sur .

Vous devez compléter les champs suivants :

• champs avec astérisque : toujours.
• cchamps sans astérisque : uniquement s’ils concernent votre situation.

Un conseil : sauvegardez régulièrement la déclaration lors de l’encodage.

Vous pouvez le faire dès que vous arrivez à l’encodage des « Données de la déclaration » en cliquant sur « Télécharger les données introduites » dans le coin inférieur droit.

1. Numéro de TVA

Dans l’onglet « Tableau de bord » :

• entrez le numéro TVA de l’entreprise,
• sélectionnez « Relevés intracommunautaires » dans « Type d’envoi »,
• cliquez sur « Continuer ».

 

2. Informations générales

Dans la section « Informations générales » :

• Dans la partie « Assujetti », ajoutez et confirmez votre adresse e-mail.
  
  
• Dans la partie « Période de la déclaration », indiquez l'année. En fonction de votre régime (mensuel ou trimestriel) et des exceptions qui modifient le rythme de dépôt, remplissez le mois ou le trimestre pour lequel vous déposez.
  
  
   
• Si vous êtes mandataire, complétez la partie « Mandataire ».
  Si vous ne possédez ni numéro TVA ni TIN (numéro de douane), sélectionnez « Autre » et utilisez votre numéro national.
  
  
   
• Cliquez sur « Étape suivante » en bas de la page.
   

3. Données de la déclaration

Dans la section « Données de la déclaration », vous pouvez :

- compléter les transactions du relevé intracommunautaire de la période concernée

- corriger une/des transaction(s) d’un relevé intracommunautaire déposé précédemment

• Pour compléter les transactions de la période, vous devez remplir les quatre champs suivants par transaction :
  1. Pays : indiquez l'État membre dans lequel la transaction a eu lieu
  2. Numéro de TVA : complétez le numéro de TVA de votre client
  3. Code : choisissez le code L, T ou S de la catégorie correspondant à la transaction
  4. Montant : indiquez le montant de la transaction
      
  
  Pour ajouter une transaction, cliquez sur
  Pour supprimer une transaction, cliquez sur

• Pour corriger une transaction d’un relevé intracommunautaire déjà déposé, vous devez compléter :
  • les quatre champs obligatoires avec les données corrigées
  • les trois champs  « Mois », « Trimestre », « Année » pour préciser la période du relevé intracommunautaire erroné
     
  

  Exemple :
  En février 2020, vous avez déposé un relevé intracommunautaire avec un montant erroné de 500 euros au lieu de 200 euros pour un client français.

  

  En mars 2020, vous corrigez cette transaction dans le relevé intracommunautaire actuel en ajoutant une ligne avec le même client français.
  Vous indiquez comme montant – 300 euros et introduisez Février 2020 comme période du relevé intracommunautaire erroné.

  
   

4. Annexes et commentaires

Dans la section « Commentaire »,  vous avez la possibilité de déposer une annexe et/ou un commentaire.

La taille des annexes est limitée à 5,2 MB et les formats de fichier acceptés sont les suivants : PDF, TIFF et JPEG. Cliquez sur  pour ajouter une annexe.

La taille des commentaires est limitée à 10.000 caractères.

Cliquez ensuite sur « Étape suivante ».

 

5. Validation des données

Dans la section « Validation des données introduites », vous ne devriez avoir aucune erreur détectée.

Si un message d’erreur apparaît, vérifiez les causes d’erreur possibles. Si vous ne corrigez pas l’erreur bloquant le dépôt, votre relevé intracommunautaire apparaîtra avec le statut « Rejeté ».

Cliquez sur « Étape suivante ».

​
 

6. Signature

Dans la dernière section « Récapitulatif des données introduites & accord », cliquez sur « Signer et soumettre ».

 
 

7. Accusé de réception

En revenant au « Tableau de bord », vous devriez avoir une nouvelle ligne avec votre relevé intracommunautaire au statut « Succès ».

Vous pouvez télécharger votre accusé de réception en cliquant sur .

Le schéma XSD et les balises

Vérifiez si votre fichier XML inclut le bon schéma XSD.

Les balises vierges ne sont pas autorisées. Vous devez donc remplir chaque balise que vous mentionnez.

L’exactitude du numéro de TVA étranger

Avant de les introduire dans Intervat, vérifiez dans VIES si vos numéros de TVA étrangers sont bien corrects et valides.

Le numéro de TVA

Indiquez uniquement le numéro de TVA sans le code du pays.

Le nom de votre fichier

N’utilisez pas de caractères accentués ou spéciaux tels que : é, è, ç, ù, ë, É, È, &, $, *, <,>, +, | , /, \, « , », « ; »...

Si vous utilisez un fichier compressé (.VAT), le nom du fichier joint doit être le même dans la description du fichier et dans le XML.

Le format des nombres

Chaque nombre doit comporter deux décimales après la virgule (par exemple : « 123,40 », « 456,00 »).

Le format des adresses e-mail

Vérifiez qu’une virgule n’a pas été utilisée à la place d’un point dans les adresses e-mail. (Lors de l’utilisation du pavé numérique, c’est une erreur fréquente qui donne une virgule au lieu d'un point.) 

La mention de la période

Vous devez introduire l'année et le mois ou le trimestre pour lesquels vous déposez votre relevé intracommunautaire.

Les copier-coller

Évitez la fonction copier/coller. Cela peut provoquer de multiples erreurs dans Intervat.

Le format des nombres

N’y a-t-il pas un espace avant ou après le montant ?

Avez-vous bien mentionné les deux décimales ?

La mention de toutes les informations nécessaires

Lorsque vous ne mentionnez pas toutes les informations nécessaires (confirmation de votre e-mail, année etc.), vous ne pouvez pas accéder à la section suivante.

L’exactitude du numéro de TVA

Avez-vous bien encodé un numéro de TVA valide ?

Vérifiez l’exactitude des numéros de TVA étrangers via VIES.

La mention de la période

Avez-vous encodé la bonne période ?