Comment introduire les fichiers XML BEPS13 ?

  • La notification (275 CBCNOT) ne doit plus être faite chaque année mais uniquement lorsqu’il y a un changement. Cette modification est d’application pour les périodes de référence se terminant le 31 décembre 2019 (ou plus tard).

  • 06.05.2019 - Nouvelle version de l'outil xml et du schéma xsd pour le fichier local (275LF).
    A partir du 28.05.2019, la version 2.1 du fichier local sera utilisée. Les fichiers créés avec l'outil xml actuel peuvent être envoyés au plus tard le 27.05.2019 via MyMinfin. Ici vous pouvez trouver les changements et le calendrier xsd.
     
  • Procédure mandat désormais accessible -  en conséquence, modifications des tolérances administratives


Les formulaires doivent être introduits par voie électronique via MyMinfinPro en envoyant un fichier XML valide. Si le fichier n'est pas conforme, vous recevrez un message d'erreur et vous pourrez consulter les erreurs dans MyMinfinPro. Si le fichier a le statut « Fichier traité » dans MyMinfinPro, cela signifie que nous avons reçu votre formulaire. Vous ne recevrez aucun accusé de réception.

Un outil pour générer les fichiers XML relatifs aux formulaires 275CBCNOT, 275MF en 275LF est disponible en cliquant sur le lien suivant.

Le représentant légal peut introduire directement dans MyMinfinPro les formulaires BEPS13 en s’identifiant avec sa carte d’identité électronique belge sans aucune procédure supplémentaire. Consultez la BCE. (C’est le flux 0 du schéma repris ci-dessous).

Pour savoir qui sont les représentants légaux de votre entreprise, Le Tribunal de commerce est compétent pour l’attribution et la modification du rôle de représentant légal d'une société. Vous ne savez qui sont les représentants légaux de votre entreprise ? Vous pouvez le chercher sur base du numéro d’entreprise du site web Banque-Carrefour des Entreprises - Public Search. Dans la Downloadable file liste suivante (PDF, 326.91 Ko), vous trouverez les personnes physiques mentionnées dans la rubrique "Fonctions" qui peuvent agir en qualité de représentants légaux.

Les autres droits d'accès à MyMinfinPro pour l'envoi de ces fichiers XML sont gérés via CSAM. Les flux sont :

  • Downloadable file Flux 0 (PDF, 302.4 Ko) : le représentant légal introduit directement les documents dans MyMinfinPro
  • Downloadable file Flux 1 (PDF, 393.81 Ko): Le représentant légal doit d’abord désigner un gestionnaire d’accès dans CSAM. Ce gestionnaire d’accès pourra ensuite donner accès à d’autres utilisateurs et également attribuer des rôles (BEPS) via l’application « Ma Gestion des rôles eGov ». Une carte d’identité électronique (eID) belge doit être utilisée pour toutes les étapes. Si un autre rôle a déjà été attribué, le diagramme de flux commence à partir de “gérer les accès” dans CSAM à l’étape 1.1.
  • Downloadable file Flux 2 (PDF, 312.26 Ko): les formulaires peuvent également être soumis en utilisant le mandat BEPS13.
  • Flux 3 : Les formulaires peuvent également être soumis en utilisant le mandat manuel BEPS13 (entre entreprises). Seules les entreprises ayant un représentant légal étranger avec un numéro BIS et qui n'ont pas de salarié belge avec e-ID pour soumettre la demande peuvent utiliser ce flux. Vous pouvez en faire la demande à l'adresse mail beps13@minfin.fed.be. Le mandat BEPS13 ne sera enregistré que si les conditions suivantes sont remplies :
    • Il existe un accord préalable de beps13@minfin.fed.be pour l'utilisation de ce formulaire.
    • Le formulaire est dûment rempli et signé par les deux parties.
    • Le formulaire est envoyé à beps13@minfin.fed.be au format PDF et est clairement lisible.

Liens

Manuels et pages d’aide

Tolérances administratives

Le mandat BEPS13 peut être utilisé pour soumettre les formulaires BEPS13 sous forme numérique. Un numéro BIS peut également être utilisé pour obtenir les accès à MyMinfinPro et gérer les gestionnaires d’accès ou mandater une société pour déposer les documents BEPS13. Par conséquent les tolérances administratives ont été modifiées.
  • Entreprises sans aucun représentant légal indiqué à la BCE.
    Ces entreprises doivent prendre contact avec le SPF Economie pour se mettre en ordre et enregistrer dans la section « Fonctions » de la BCE au moins un représentant légal (belge ou étranger personne).
     
  • Entreprises sans représentant légal belge (uniquement représentant légal étranger) ET sans numéro BIS.
    Le représentant légal étranger peut activer un numéro BIS via www.limosa.be (section « Limosa- déclaration obligatoire »). Dans les 72 heures depuis l’introduction de sa demande, le représentant légal étranger recevra son numéro BIS. Un numéro BIS peut également être demandé à la cellule d'identification BCSS( Banque Carrefour Sécurité Sociale) via l'adresse e-mail : identification@KSZ-BCSS.fgov.be.

    Le représentant légal muni de son numéro BIS pourra effectuer la gestion des accès à MyMinfinPro via la « procédure exceptionnelle » ou via le mandat manuel (accord préalable requis).
     
  • Entreprises sans représentant légal belge (uniquement représentant légal étranger) AVEC numéro BIS ou carte d'étranger électronique (e-ID non-résident).
    Le numéro BIS pourra être utilisé pour obtenir l’accès à MyMinfinPro via la « procédure exceptionnelle » ou via le mandat manuel (accord préalable requis). Si le représentant légal a une e-ID non-résident, cette carte pourra  être utilisée de la même manière qu’une e-ID belge, c’est-à-dire soit pour la « procédure standard » ou pour la procédure mandataire. Dans ce cas, le mandat manuel n’est pas autorisé.

    Vous trouverez plus d'informations dans l'organigramme et sur les pages Web de MyMinfinPro, CSAM gestion des gestionnaires d'accès (link is external) et Ma Gestion des Rôles eGov (voir ci-dessus).

    Pour connaître le numéro BIS d'un représentant, vous pouvez vous adresser à la Banque Carrefour Sécurité Sociale à l'adresse électronique suivante : Identification@ksz-bcss.fgov.be en y joignant une pièce d'identité (passeport ou carte d'identité).
  • Entreprises sans représentant légal belge et sans numéro BIS et/ou carte d'étranger électronique ayant une date limite de soumission jusqu'au 30.11.2018.
    Les documents BEPS13 sauf le formulaire 275 CBC (Country-by-Country) avec une date limite de soumission jusqu'au 30.11.2018 peuvent être envoyés pour ces entreprises à l’adresse e-mail BEPS13@minfin.fed.be. Veuillez mentionner et justifier dans votre e-mail que vous faites usage de cette tolérance et ajouter en annexe le formulaire au format PDF et au format XML.
    Attention : le formulaire 275 CBC (Country by Country) doit obligatoirement et sans exception être introduit via MyMinfinPro. Aucun envoi par email n’est autorisé.
     
  • Entreprises avec comme représentant légal uniquement une personne morale
    Vous pouvez obtenir les accès à MyMinfinPro via la « procédure exceptionnelle » (CSAM). 
  • Votre entreprise a fait l'objet d'une acquisition, d'une fusion ou d’une liquidation.
    Les formulaires BEPS13 peuvent être envoyés à l'adresse e-mail BEPS13@minfin.fed.be au format PDF et au format XML. Veuillez indiquer et justifier dans votre e-mail que vous utilisez cette tolérance

Attention !

  • Le dossier local doit être introduit dans le même délai que celui prévu pour le dépôt de la déclaration de revenus à l’impôt des sociétés ou de la déclaration de revenus à l’impôt des non des résidents / sociétés. Ce formulaire fait partie intégrante de la déclaration. Cependant, le formulaire doit être envoyé via MyMinfinPro comme les trois autres documents (et non via Biztax).
     
  • La déclaration pays par pays (275 CBC reporting) doit obligatoirement être introduite via l’application numérique (aucune tolérance admise pour un envoi par email).
     
  • L’introduction du dossier local en format papier, pour les exercices d’imposition 2018 et suivantes, n'est autorisée que pour les contribuables qui ont obtenu l'autorisation de l'administration de déposer sur papier leur déclaration de revenus à l’impôt des sociétés ou déclaration de revenus à l’impôt des non-résidents / sociétés.
     
  • Les pièces-jointes (PDF) du fichier principal (275MF) ou le fichier local (275LF) ne doivent pas être incluses dans le fichier XML. Une case supplémentaire est prévue en MyMinfinPro pour l’ajout des pièces-jointes .

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