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Comment introduire les fichiers XML BEPS13 ?

  • 23.02.2022 - Interruption temporaire de la transmission des accusés de réception pour les fichiers CbC

    Lorsque nous effectuons les préparatifs nécessaires au traitement des rapports CbC reçus et à leur envoi aux pays partenaires concernés, nous interrompons temporairement la validation et par conséquent l'envoi des accusés de réception. Ceci pour les rapports soumis via le portail MyMinfin - BEPS13 - Pays par pays (production). Seules les erreurs relatives au schéma XSD lui-même seront signalées immédiatement.

    Pendant cette interruption, il reste possible de soumettre des rapports CbC. Le statut dans MyMinfin reste « Envoi du fichier en cours » jusqu’à ce que les envois vers les pays partenaires soient terminés. Dès que les envois vers les pays partenaires sont terminés, le processus de validation reprendra et les accusés de réception seront envoyés.

    En principe, l’interruption de l'envoi des accusés de réception dure 15 jours. Les périodes d'échanges internationaux sont les mois de mars, juin, septembre et décembre.
     

  • 03-12-2020 - Le portail MyMinfin est à nouveau ouvert pour la soumission des fichiers CbC

    Seuls les fichiers CbC formatés dans le schéma XML CbC de l'OCDE version 2.0 seront à présent acceptés. Les fichiers CbC correctifs, liés aux informations précédemment soumises dans la version 1.0.1 du schéma XML, doivent également être soumis dans la version 2.0.

    Vous trouverez le schéma XML CbC de l'OCDE version 2.0 avec un manuel sur le site web de l'OCDE.
     

  • 17-11-2020 - Pour des raisons techniques, la réouverture du portail MyMinfin pour la soumission des fichiers CbC a été reportée à début décembre 2020

  • 30.06.2020 - Circulaire 2020/C/88 FAQ relative à BEPS13

  • 03.02.2020 - Nouvelle version des outils XML et du schéma XSD.

    En février 2020, les outils XML (275 MF, LF, CBC NOT) seront intégrés dans un nouveau design et seront mis à jour (mise à jour technique). Les schémas XSD (275 MF, LF), quant à eux,  changent très peu (PDF, 119.97 Ko).
     

Les formulaires doivent être introduits par voie électronique via MyMinfin en envoyant un fichier XML valide. Si le fichier n'est pas conforme, vous recevrez un message d'erreur et vous pourrez consulter les erreurs dans MyMinfin. Si le fichier a le statut « Fichier traité » dans MyMinfin, cela signifie que nous avons reçu votre formulaire. Vous ne recevrez aucun accusé de réception.

Un outil pour générer les fichiers XML relatifs aux formulaires 275CBCNOT, 275MF en 275LF est disponible en cliquant sur le lien suivant.

Le représentant légal peut introduire directement dans MyMinfin les formulaires BEPS13 en s’identifiant avec sa carte d’identité électronique belge sans aucune procédure supplémentaire. Consultez la BCE. (C’est le flux 0 du schéma repris ci-dessous).

Pour savoir qui sont les représentants légaux de votre entreprise, Le Tribunal de commerce est compétent pour l’attribution et la modification du rôle de représentant légal d'une société.

Vous ne savez qui sont les représentants légaux de votre entreprise ?

Vous pouvez le chercher sur base du numéro d’entreprise sur le site web Banque-Carrefour des Entreprises - Public Search. Dans la  liste suivante (PDF, 648.43 Ko), vous trouverez les personnes physiques mentionnées dans la rubrique "Fonctions" qui peuvent agir en qualité de représentants légaux.

Attention : les autres droits d'accès à MyMinfin pour l'envoi de ces fichiers XML sont gérés via CSAM. 

Les différentes possibilités d’accès à MyMinfin sont représentées dans les flux ci-dessous :

  •  Flux 0 (PDF, 95.56 Ko) : le représentant légal introduit directement les documents dans MyMinfin
  •  Flux 1 (PDF, 142.8 Ko): Le représentant légal doit d’abord désigner un gestionnaire d’accès dans CSAM. Ce gestionnaire d’accès pourra ensuite donner accès à d’autres utilisateurs et également attribuer des rôles (BEPS) via l’application « Ma Gestion des rôles eGov ». Une carte d’identité électronique (eID) belge doit être utilisée pour toutes les étapes. 
  •  Flux 2 (PDF, 111.66 Ko): les formulaires peuvent également être soumis en utilisant le mandat BEPS13. Le mandat est toujours créé entre deux entreprises belges (numéro BCE valide). La société mandataire doit encore effectuer une attribution de rôle en interne afin de déposer les formulaires BEPS13 de la société mandante sur le portail MyMinfin.
  • Flux 3 : Les formulaires peuvent également être soumis en utilisant le mandat manuel BEPS13 (entre entreprises belges). Seules les entreprises ayant un représentant légal étranger avec un numéro BIS et qui n'ont pas de salarié belge avec e-ID pour soumettre la demande peuvent utiliser ce flux. Vous pouvez en faire la demande à l'adresse mail beps13@minfin.fed.be.
    Le mandat BEPS13 ne sera enregistré que si les conditions suivantes sont remplies :
    • Il existe un accord préalable de beps13@minfin.fed.be pour l'utilisation de ce formulaire.
    • Le formulaire est dûment rempli et signé par les deux parties.
    • Le formulaire est envoyé à beps13@minfin.fed.be au format PDF et est clairement lisible.
    Attention : à la différence du flux 2 où les deux entreprises doivent accepter le mandat électroniquement, ici seule l’entreprise mandataire doit réaliser cette opération dans CSAM.

Liens

Manuels et pages d’aide

Tolérance administrative

Votre entreprise a fait l'objet d'une acquisition, d'une fusion ou d’une liquidation.
Les formulaires BEPS13 peuvent être envoyés à l'adresse e-mail BEPS13@minfin.fed.be au format PDF et au format XML. Veuillez indiquer et justifier dans votre e-mail que vous utilisez cette tolérance.

Cas particuliers concernant les accès :

  • Entreprises sans aucun représentant légal indiqué à la BCE.
    Ces entreprises doivent prendre contact avec le SPF Economie pour se mettre en ordre et enregistrer dans la section « Fonctions » de la BCE au moins un représentant légal (belge ou étranger).
     
  • Entreprises sans représentant légal belge (uniquement représentant légal étranger) ET sans numéro BIS.
    Le représentant légal étranger doit absolument disposer d’un numéro BIS pour obtenir un accès. Ce numéro BIS peut être demandé à la cellule d'identification BCSS( Banque Carrefour Sécurité Sociale) via l'adresse e-mail : identification@KSZ-BCSS.fgov.be.

    Le représentant légal muni de son numéro BIS pourra effectuer la gestion des accès à MyMinfin via la « procédure exceptionnelle » ou via le mandat manuel (accord préalable requis).
     
  • Entreprises sans représentant légal belge (uniquement représentant légal étranger) AVEC numéro BIS ou carte d'étranger électronique (e-ID non-résident).
    Le numéro BIS pourra être utilisé pour obtenir l’accès à MyMinfin via la « procédure exceptionnelle » ou via le mandat manuel (accord préalable requis). Si le représentant légal a une e-ID non-résident, cette carte pourra  être utilisée de la même manière qu’une e-ID belge, c’est-à-dire soit pour la « procédure standard » ou pour la procédure mandataire. Dans ce cas, le mandat manuel n’est pas autorisé.

    Vous trouverez plus d'informations dans l'organigramme et sur les pages Web de MyMinfin, CSAM gestion des gestionnaires d'accès (link is external) et Ma Gestion des Rôles eGov (voir ci-dessus).

    Pour connaître le numéro BIS d'un représentant, vous pouvez vous adresser à la Banque Carrefour Sécurité Sociale à l'adresse électronique suivante : Identification@ksz-bcss.fgov.be en y joignant une pièce d'identité (passeport ou carte d'identité) du représentant légal étranger.
     
  • Entreprises avec comme représentant légal uniquement une personne morale
    Vous pouvez obtenir les accès à MyMinfin via la « procédure exceptionnelle » (CSAM) à condition que le représentant personne morale soit associé à une personne physique belge (voir site de la BCE).

Attention !

  • Le dossier local doit être introduit dans le même délai que celui prévu pour le dépôt de la déclaration de revenus à l’impôt des sociétés ou de la déclaration de revenus à l’impôt des non des résidents / sociétés. Ce formulaire fait partie intégrante de la déclaration. Cependant, le formulaire doit être envoyé via MyMinfin comme les trois autres documents (et non via Biztax).
     
  • La déclaration pays par pays (275 CBC reporting) doit obligatoirement être introduite via l’application numérique (aucune tolérance admise pour un envoi par email).
     
  • L’introduction du dossier local en format papier, pour les exercices d’imposition 2018 et suivantes, n'est autorisée que pour les contribuables qui ont obtenu l'autorisation de l'administration de déposer sur papier leur déclaration de revenus à l’impôt des sociétés ou déclaration de revenus à l’impôt des non-résidents / sociétés.
     
  • Les pièces-jointes (PDF) du fichier principal (275MF) ou le fichier local (275LF) ne doivent pas être incluses dans le fichier XML. Une case supplémentaire est prévue en MyMinfin pour l’ajout des pièces-jointes.
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