Les deux parties « mandant » ou « mandataire » peuvent créer un mandat.
Une fois le mandat créé, l’autre partie doit à son tour le valider (= signer) pour activer le mandat.
Comment créer un mandat ?
Création d'un premier mandat
Après connexion à « Mandats », allez dans l’onglet « Création ».
1. Définir les paramètres du mandat
Complétez les champs suivants :
- Début souhaité du mandat : date au format JJ/MM/AAAA. La date de connexion est encodée par défaut. Vous pouvez la modifier et définir une date ultérieure.
- Fin du mandat : champ facultatif avec une date au format JJ/MM/AAAA.
- Référence du mandat : champ libre et facultatif qui peut faciliter votre recherche quand vous avez beaucoup de mandats.
- Langues : vous pouvez choisir entre français, néerlandais, allemand et anglais.
2. Choisir un mandat
Les différents types de mandat possibles s’affichent en fonction de votre mode d’identification dans l’application :
- en tant que citoyen
- en tant qu’entreprise
Exemple : mandats possibles pour un citoyen connecté en son propre nom
En fonction du type de mandat sélectionné, l’application affiche à titre informatif les combinaisons de participants autorisés à accorder ou accepter ce mandat.
Exemple : combinaisons possibles lors de la création d’un mandat e-depo
En tant que mandant :
- une entreprise peut créer le mandat avec une personne physique ou une entreprise.
- une personne physique peut créer le mandat avec une autre personne physique ou une entreprise.
3. Identifier les deux parties du mandat
Sous « Choix du rôle », vous voyez :
- vos données personnelles si vous êtes connecté(e) en votre propre nom.
-
les données de votre entreprise si vous êtes connecté(e) au nom de ou en tant qu’entreprise.
Cochez la case correspondant à la partie du mandat que vous représentez : « mandant » ou « mandataire ».
Cliquez sur « Suivant ».
Sous « Mandant » ou « Mandataire », cliquez sur « Rechercher » pour identifier l’autre partie.
Une fenêtre s’ouvre pour compléter les champs nécessaires.
- L’autre partie est une personne physique : tous les champs sont obligatoires.
Pour le champ « Numéro » : indiquez uniquement le numéro de la rue (jamais la boite postale).
- L’autre partie est une entreprise : indiquez le numéro d’entreprise BCE ou le nom de l’entreprise.
Une fois les champs complétés, cliquez sur « Rechercher ». Si les données sont correctes, le nom correspondant au numéro national ou au numéro d’entreprise s’affiche avec l’adresse complète.
Cliquez sur « Valider ».
Les données de l’autre partie apparaissent dans l’écran principal.
Cliquez sur « Suivant » au bas de l’écran.
4. Confirmer la création du mandat
Si le mandat ne contient pas d’erreur ou n’est pas en conflit avec un mandat existant, un résumé des données encodées s’affiche avec le type de mandat choisi, les participants et la date de début du mandat (et le cas échéant la date de fin).
Sous « Confirmation », cochez la case « J'ai lu et j'accepte les termes ».
Si vous le souhaitez, vous pouvez « Informer l’autre participant » de la création du mandat. Dans ce cas, complétez votre adresse e-mail et celle de l’autre partie.
Cliquez sur « Confirmer ».
Un pop-up de confirmation s’affiche en haut de l’écran.
Vous pouvez retrouver votre mandat au statut « En attente de signature de l’autre partie » à partir de l’onglet « Accueil » ou « Recherche ».
La seconde partie doit à présent activer le mandat en se connectant et en le validant à son tour.
Création à partir d’un mandat existant entre deux mêmes parties
Si un mandat existe déjà (peu importe son statut), vous pouvez créer un nouveau mandat entre les deux mêmes parties via une procédure simplifiée.
Retrouvez le mandat via l’onglet « Recherche » en encodant un ou plusieurs critères de recherche.
Cliquez sur « Rechercher ».
Le résultat de votre recherche s’affiche au bas de l’écran.
Cliquez sur « Voir » pour afficher les détails du mandat.
Cliquez ensuite sur « Étendre » pour exporter les données dans un nouveau mandat.
Définissez les paramètres du mandat et choisissez le type de mandat. La suite de la procédure est la même que pour la création d’un premier mandat.
Création à partir d’un mandat arrêté entre deux parties
Si vous souhaitez créer un même type de mandat entre deux parties dont le mandat a été arrêté, vous pouvez repartir de ce mandat pour ne pas devoir encoder à nouveau les données existantes.
Retrouvez le mandat via l’onglet « Recherche » en encodant un ou plusieurs critères de recherche.
Cliquez sur « Rechercher ».
Le résultat de votre recherche s’affiche au bas de l’écran.
Cliquez sur « Voir » pour afficher les détails du mandat.
Cliquez ensuite sur « Dupliquer ».
Les paramètres et le type de mandat sont donc pré-remplis avec les données du mandat arrêté et une date de début au jour de la duplication. Vous pouvez uniquement modifier la date de début et de fin du mandat.
La suite de la procédure est la même que pour la création d’un premier mandat.
Création de mandats en masse
Vous pouvez créer plusieurs mandats en même temps via le chargement d’un fichier unique dans l’application « Mandats ».
Cliquez sur l’onglet « Opérations groupées » puis sur « Création par lot ».
Cochez les données suivantes :
- le(s) type(s) de mandats que vous souhaitez créer.
Attention :- Vous ne pouvez charger en masse que des mandats dont les combinaisons autorisées (personne physique et/ou entreprise) entre les deux parties (mandant et mandataire) sont identiques.
- Si vous cochez plusieurs types, ils s’appliqueront à tous les participants repris dans le fichier.
- la partie que vous représentez : mandant ou mandataire. Les personnes physiques/entreprises encodées dans le fichier seront automatiquement reprises comme l’autre partie.
Chargez ensuite le fichier au format .txt ou .csv reprenant toutes les informations nécessaires pour créer vos mandats.
Comment créer un fichier avec plusieurs mandats ?
Cliquez sur « Suivant ».
Tous les mandats sont créés en même temps et se trouvent avec le statut « En attente de signature par l’autre partie ». L’autre partie concernée doit activer le(s) mandat(s) en les validant :
- soit individuellement
- soit via les « Opérations groupées »
- le(s) type(s) de mandats que vous souhaitez créer.