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Créer un mandat

Les deux parties « mandant » ou « mandataire » peuvent créer un mandat.

Une fois le mandat créé, l’autre partie doit à son tour le valider (= signer) pour activer le mandat.

Comment créer un mandat ?

  • Création d'un premier mandat

    Après connexion à « Mandats », allez dans l’onglet « Création ».

    1. Définir les paramètres du mandat

    Complétez les champs suivants :

    • Début souhaité du mandat : date au format JJ/MM/AAAA. La date de connexion est encodée par défaut. Vous pouvez la modifier et définir une date ultérieure.
    • Fin du mandat : champ facultatif avec une date au format JJ/MM/AAAA.
    • Référence du mandat : champ libre et facultatif qui peut faciliter votre recherche quand vous avez beaucoup de mandats.
    • Langues : vous pouvez choisir entre français, néerlandais, allemand et anglais.

    création d'un mandat : champs des paramètres du mandat

    2. Choisir un mandat

    Les différents types de mandat possibles s’affichent en fonction de votre mode d’identification dans l’application :

    • en tant que citoyen
    • en tant qu’entreprise

    Exemple : mandats possibles pour un citoyen connecté en son propre nom

    création d'un mandat : cases à cocher pour les différents types de mandat

    En fonction du type de mandat sélectionné, l’application affiche à titre informatif les combinaisons de participants autorisés à accorder ou accepter ce mandat.

    Exemple : combinaisons possibles lors de la création d’un mandat e-depo

    En tant que mandant :

    • une entreprise peut créer le mandat avec une personne physique ou une entreprise.
    • une personne physique peut créer le mandat avec une autre personne physique ou une entreprise.

    création d’un mandat : indication des combinaisons possible entre mandant et mandataire (individus et ou entreprises)

    3. Identifier les deux parties du mandat

    Sous « Choix du rôle », vous voyez  :

    • vos données personnelles si vous êtes connecté(e) en votre propre nom.
      création d’un mandat - affichage de l’adresse et du numéro national et case à cocher : mandant ou mandataire
    • les données de votre entreprise si vous êtes connecté(e) au nom de ou en tant qu’entreprise.
      création d’un mandat -  affichage de l’adresse et du numéro d’entreprise et case à cocher : mandant ou mandataire

    Cochez la case correspondant à la partie du mandat que vous représentez : « mandant » ou « mandataire ».

    Cliquez sur « Suivant ».

    Sous « Mandant » ou « Mandataire », cliquez sur « Rechercher » pour identifier l’autre partie.

    création d’un mandat : rechercher l’autre partie

    Une fenêtre s’ouvre pour compléter les champs nécessaires.

    • L’autre partie est une personne physique : tous les champs sont obligatoires.
      création d’un mandat - rechercher l’autre partie : numéro national, adresse, numéro et code postal. Bouton rechercher
      Pour le champ « Numéro » : indiquez uniquement le numéro de la rue (jamais la boite postale).
       
    • L’autre partie est une entreprise : indiquez le numéro d’entreprise BCE ou le nom de l’entreprise.
      création d’un mandat - rechercher l’autre partie : numéro d’entreprise, nom. Bouton rechercher

    Une fois les champs complétés, cliquez sur « Rechercher ». Si les données sont correctes, le nom correspondant au numéro national ou au numéro d’entreprise s’affiche avec l’adresse complète.

    Cliquez sur « Valider ».

    création d’un mandat : valider l’autre partie

    Les données de l’autre partie apparaissent dans l’écran principal.

    Cliquez sur « Suivant » au bas de l’écran.
     

    4. Confirmer la création du mandat

    Si le mandat ne contient pas d’erreur ou n’est pas en conflit avec un mandat existant, un résumé des données encodées s’affiche avec le type de mandat choisi, les participants et la date de début du mandat (et le cas échéant la date de fin).

    Sous « Confirmation », cochez la case « J'ai lu et j'accepte les termes ».

    création d’un mandat - écran de confirmation : case à cocher j’ai lu et j’accepte les termes

    Si vous le souhaitez, vous pouvez « Informer l’autre participant » de la création du mandat. Dans ce cas, complétez votre adresse e-mail et celle de l’autre partie.

    Cliquez sur « Confirmer ».

    création d’un mandat -  informer l’autre participant : compléter l’e-mail et celui de l’autre participant et cocher la langue du message d’avertissement

    Un pop-up de confirmation s’affiche en haut de l’écran.

     pop-up de confirmation de la création du mandat

    Vous pouvez retrouver votre mandat au statut « En attente de signature de l’autre partie » à partir de l’onglet « Accueil » ou « Recherche ».

    La seconde partie doit à présent activer le mandat en se connectant et en le validant à son tour.

  • Création à partir d’un mandat existant entre deux mêmes parties

    Si un mandat existe déjà (peu importe son statut), vous pouvez créer un nouveau mandat entre les deux mêmes parties via une procédure simplifiée.

    Retrouvez le mandat via l’onglet « Recherche » en encodant un ou plusieurs critères de recherche.

    Cliquez sur « Rechercher ».

    rechercher un mandat – critères possibles : rôle, type de mandat, statut du mandat, intermédiaire, modifié par, numéros nationaux ou BCE des personnes ou entreprises séparés par des virgules ou espaces, nom, référence du mandat, modifié depuis. Boutons : rechercher et télécharger les résultats de cette recherche

    Le résultat de votre recherche s’affiche au bas de l’écran.

    résultat de la recherche - information visible par mandat : identifiant, type de mandat, mandant, mandataire, date de création, date d’activation, date de fin, modifié par, intermédiaire, statut. Bouton Voir par mandat

    Cliquez sur « Voir » pour afficher les détails du mandat.

    étendre un mandat - détails du mandat : type du mandat, dernière modification, coordonnées du mandant et du mandataire, état d’avancement du mandat et historique des événements passés (création, en attente de signature, de démarrage…-. Boutons Signer, Arrêter, Étendre

    Cliquez ensuite sur « Étendre » pour exporter les données dans un nouveau mandat.

    Définissez les paramètres du mandat et choisissez le type de mandat. La suite de la procédure est la même que pour la création d’un premier mandat. 

  • Création à partir d’un mandat arrêté entre deux parties

    Si vous souhaitez créer un même type de mandat entre deux parties dont le mandat a été arrêté, vous pouvez repartir de ce mandat pour ne pas devoir encoder à nouveau les données existantes.

    Retrouvez le mandat via l’onglet « Recherche » en encodant un ou plusieurs critères de recherche.

    rechercher un mandat – critères possibles : rôle, type de mandat, statut du mandat, intermédiaire, modifié par, numéros nationaux ou BCE des personnes ou entreprises séparés par des virgules ou espaces, nom, référence du mandat, modifié depuis. Boutons : rechercher et télécharger les résultats de cette recherche

    Cliquez sur « Rechercher ».

    Le résultat de votre recherche s’affiche au bas de l’écran.

    résultat de la recherche - information visible par mandat : identifiant, type de mandat, mandant, mandataire, date de création, date d’activation, date de fin, modifié par, intermédiaire, statut. Bouton Voir par mandat

    Cliquez sur « Voir » pour afficher les détails du mandat.

    dupliquer un mandat - détails du mandat : type du mandat, dernière modification, coordonnées du mandant et du mandataire, état d’avancement du mandat et historique des événements passés (création, en attente de signature, de démarrage… Boutons Dupliquer, Étendre

    Cliquez ensuite sur « Dupliquer ».

    Les paramètres et le type de mandat sont donc pré-remplis avec les données du mandat arrêté et une date de début au jour de la duplication. Vous pouvez uniquement modifier la date de début et de fin du mandat.

    dupliquer un mandat - résumé des informations reprises du mandat : coordonnées des participants et paramètres du mandat

    La suite de la procédure est la même que pour la création d’un premier mandat. 

  • Création de mandats en masse

    Vous pouvez créer plusieurs mandats en même temps via le chargement d’un fichier unique dans l’application « Mandats ».

    Cliquez sur l’onglet « Opérations groupées » puis sur « Création par lot ».

    menu des opérations groupées : arrêter, signer, création par lot, transférer, liste des opérations

    Cochez les données suivantes :

    • le(s) type(s) de mandats que vous souhaitez créer.
      Attention :
    • la partie que vous représentez : mandant ou mandataire. Les personnes physiques/entreprises encodées dans le fichier seront automatiquement reprises comme l’autre partie.

    Chargez ensuite le fichier au format .txt ou .csv reprenant toutes les informations nécessaires pour créer vos mandats.

    Comment créer un fichier avec plusieurs mandats ?

    Cliquez sur « Suivant ».

    création par lot des mandats - paramètres à définir : cocher le type de mandat, le rôle mandant ou mandataire, charger le fichier

    Tous les mandats sont créés en même temps et se trouvent avec le statut « En attente de signature par l’autre partie ». L’autre partie concernée doit activer le(s) mandat(s) en les validant :

    • soit individuellement
    • soit via les « Opérations groupées »