Vous pouvez créer plusieurs mandats en même temps via le chargement d’un fichier unique dans l’application « Mandats ».

L’activation des mandats en masse se fait en deux étapes :

1. Vous devez d’abord :
   • cliquer sur Opérations groupées  > Création par lot
   • cocher le(s) type(s) de mandats concerné(s)
   • charger le fichier au format .txt ou .csv reprenant toutes les informations nécessaires pour créer vos mandats
      
2. Les mandats sont créés en même temps et peuvent ensuite être activés :
   • soit individuellement par l’autre partie du mandat concernée.
   • soit via l’action groupée « signer ».

Voir aussi  le manuel pour les mandataires Tax-on-web INR-pp (PDF, 1.63 Mo)

Pour créer votre fichier, vous devez respecter un format strict afin qu’il soit reconnu par le programme.

• de préférence un fichier .txt
• ou un fichier .csv

Méthode 1 : créer un fichier .txt

Ouvrez un programme de traitement de texte comme Word ou Wordpad.

Vous pouvez compléter 7 champs par mandat. Seul le premier champ (le numéro d'identification) est obligatoire, les autres sont facultatifs :

1. Numéro d'identification (numéro national, numéro bis ou numéro d’entreprise) du mandant
2. E-mail du mandant
3. Capacité : ne pas remplir car non applicable pour les mandats « SPF Finances »
4. Langue : à compléter seulement si la langue du mandant est différente de la vôtre
5. Référence : champ libre (max. 255 caractères)
6. Date de début du mandat :  au format AAAAMMJJ : à compléter seulement si la date de début est différente de la date de création du mandat. Seule une date ultérieure à la date de création est autorisée.
7. Date de fin : au format AAAAMMJJ

Consignes pour compléter votre fichier

Vous devez impérativement  :

• respecter l’ordre des champs
• séparer les champs par un point-virgule « ; »
• ne pas mettre des titres dans le fichier
• créer une ligne distincte par mandat
• ne pas mettre d’espace ou caractère dans les champs qui doivent rester vides (car l’application ne peut pas les interpréter)
• avoir les 7 champs dans chaque ligne séparés par 6 points-virgules « ; »
• enregistrer votre fichier en :
  • choisissant le format « Texte brut (.txt) »
  • cochant « Windows (par défaut) » et « Insérer des saut de ligne CR / LF »

Une ligne/mandat ressemblera à ceci :

Numéro d'identification;email;capacité;langue;référence;date de début;date de fin

Exemple de fichier texte brut conforme avec plusieurs mandats :

Méthode 2 : créer un fichier .csv

Ouvrez un programme de feuille de calcul comme Excel.

Vous pouvez compléter 7 colonnes par mandat.

Seule la colonne A (numéro d’identification) est obligatoire.

Les colonnes B jusqu’à G sont facultatives et peuvent être laissées vides.

• Colonne A : numéro d’identification (numéro national, numéro bis ou numéro d’entreprise) du mandant
• Colonne B : e-mail du mandant
• Colonne C : capacité (ne pas remplir car non applicable pour les mandats « SPF Finances »)
• Colonne D : langue (à compléter uniquement si la langue du mandant est différente de la vôtre)
• Colonne E : référence (champs libre de max. 255 caractères)
• Colonne F : date de début du mandat au format AAAAMMJJ (à remplir uniquement si la date de début est différente de la date de création du mandat. Seule une date ultérieure à la date de création est autorisée)
• Colonne G : date de fin du mandat au format AAAAMMJJ

Consignes pour compléter votre fichier

Pour constituer la liste des mandats, respectez les règles suivantes :

• Un mandat par ligne.
• Remplissez les données du mandat dans les 7 colonnes.
• Ne mettez pas de titres à vos colonnes (par exemple : n’écrivez pas « Numéro d'identification » dans le champ A1). Seules les données des mandats doivent figurer dans le document.
• Assurez-vous que les données figurant dans votre fichier soient au format « texte » :
  • sélectionnez toutes vos lignes et colonnes
  • dans la zone sélectionnée : cliquez avec le bouton droit de la souris
  • dans le menu, choisissez « Format de cellule » > onglet « Nombre » > catégorie « Texte »
• Enregistrez votre feuille de calcul au format .csv !

Exemple d’une feuille de calcul conforme avec plusieurs mandats :