Mandats en masse
Puis-je créer des mandats en masse ?
Vous pouvez créer plusieurs mandats en même temps via le chargement d’un fichier unique dans l’application « Mandats ».
L’activation des mandats en masse se fait en deux étapes :
- Vous devez d’abord :
- cliquer sur Opérations groupées > Création par lot
- cocher le(s) type(s) de mandats concerné(s)
- charger le fichier au format .txt ou .csv reprenant toutes les informations nécessaires pour créer vos mandats
- Les mandats sont créés en même temps et peuvent ensuite être activés :
- soit individuellement par l’autre partie du mandat concernée.
- soit via l’action groupée « signer ».
Voir aussi le manuel pour les mandataires Tax-on-web INR-pp (PDF, 1.63 Mo)
- Vous devez d’abord :
Comment créer un fichier avec plusieurs mandats ?
Pour créer votre fichier, vous devez respecter un format strict afin qu’il soit reconnu par le programme.
Lorsque vous créez un mandat, vous pouvez compléter 7 champs :
- Numéro d'identification (numéro national ou numéro d’entreprise) de l’autre partie : à compléter obligatoirement
- E-mail de l’autre partie : facultatif
- Capacité : à compléter (uniquement pour les mandats “e-health”)
- Langue : à compléter seulement si la langue de l’autre partie est différente de la vôtre
- Référence : facultatif, champ libre (max. 255 caractères)
- Date de début au format aaaaMMjj : à compléter seulement si la date de début est différente de la date de création (Seule une date ultérieure à la date de création est autorisée. Il n’est pas possible d’indiquer une date rétroactive)
- Date de fin au format aaaaMMjj : facultatif
Vous pouvez facilement créer votre fichier au format .txt en utilisant Word ou Wordpad.
Consignes pour compléter votre fichier
Vous devez impérativement :
- respecter l’ordre des champs
- séparer les champs par un point-virgule « ; »
- ne pas mettre des titres dans le fichier
- créer une ligne distincte par mandat
- ne pas mettre d’espace ou caractère dans les champs qui doivent rester vides (car l’application ne peut pas les interpréter)
- avoir 7 champs par ligne séparés par 6 « ; »
- enregistrer votre fichier en :
- choisissant le format « Texte brut (.txt) »
- cochant « Windows (par défaut) » et « Insérer des saut de ligne CR / LF »
Exemple de fichier avec un grand nombre de mandats
415646483;john.doe@minfin.fed.be;;fr;test1;20210101;20221231
405179094;;;;;;
431442241;mandats.ict@minfin.fed.be;;de;test2;;20301231
453644452;;;;test3;20210319;
207508932;josxxx@minfin.fed.bel;;de;test4;20210101;20250630
Pourquoi mon fichier n’est-il pas accepté ?
Le chargement de mandats en masse n’est possible que pour des mandats dont les combinaisons autorisées (personne physique et/ou entreprise) entre les deux parties (mandant et mandataire) sont identiques.
Par exemple
Vous voulez créer des mandats Tax-on-web et des mandats Biztax. Vous ne pouvez pas le faire dans le même fichier car la partie « mandant » n’est pas identique pour les deux types de mandat. Le mandant peut être une personne physique pour Tax-on-web mais pas pour Biztax.
Dans ce cas, vous devez charger deux fichiers séparés :
- l’un avec tous les Mandats Tax-on-web
- l’autre avec tous les Mandats Biztax
Plus d’info sur les combinaisons autorisées par type de mandat