Mandats en masse

Mandats en masse

  • Puis-je créer des mandats en masse ?

    Vous pouvez créer plusieurs mandats en même temps via le chargement d’un fichier unique dans l’application « Mandats ».

    L’activation des mandats en masse se fait en deux étapes :

    1. Vous devez d’abord :
      • cliquer sur Opérations groupées  > Création par lot
      • cocher le(s) type(s) de mandats concerné(s)
      • charger le fichier au format .txt ou .csv reprenant toutes les informations nécessaires pour créer vos mandats
         
    2. Les mandats sont créés en même temps et peuvent ensuite être activés :
      • soit individuellement par l’autre partie du mandat concernée.
      • soit via l’action groupée « signer ».
  • Comment créer un fichier avec plusieurs mandats ?

    Pour créer votre fichier, vous devez respecter un format strict afin qu’il soit reconnu par le programme.

    Lorsque vous créez un mandat, vous pouvez compléter 7 champs :

    1. Numéro d'identification (numéro national ou numéro d’entreprise) de l’autre partie : à compléter obligatoirement
    2. E-mail de l’autre partie : facultatif
    3. Capacité : à compléter (uniquement pour les mandats “e-health”)
    4. Langue : à compléter seulement si la langue de l’autre partie est différente de la vôtre
    5. Référence : facultatif, champ libre (max. 255 caractères)
    6. Date de début au format aaaaMMjj : à compléter seulement si la date de début est différente de la date de création (Seule une date ultérieure à la date de création est autorisée. Il n’est pas possible d’indiquer une date rétroactive)
    7. Date de fin au format aaaaMMjj : facultatif

    Vous pouvez facilement créer votre fichier au format .txt en utilisant Word ou Wordpad.

    Consignes pour compléter votre fichier

    Vous devez impérativement  :

    • respecter l’ordre des champs
    • séparer les champs par un point-virgule « ; »
    • ne pas mettre des titres dans le fichier
    • créer une ligne distincte par mandat
    • ne pas mettre d’espace ou caractère dans les champs qui doivent rester vides (car l’application ne peut pas les interpréter)
    • avoir 7 champs par ligne séparés par 6 « ; »
    • enregistrer votre fichier en :
      • choisissant le format « Texte brut (.txt) »
      • cochant « Windows (par défaut) » et « Insérer des saut de ligne CR / LF »

    Exemple de fichier avec un grand nombre de mandats

    415646483;john.doe@minfin.fed.be;;fr;test1;20210101;20221231

    405179094;;;;;;

    431442241;mandats.ict@minfin.fed.be;;de;test2;;20301231

    453644452;;;;test3;20210319;

    207508932;josxxx@minfin.fed.bel;;de;test4;20210101;20250630

  • Pourquoi mon fichier n’est-il pas accepté ?

    Le chargement de mandats en masse n’est possible que pour des mandats dont les combinaisons autorisées (personne physique et/ou entreprise) entre les deux parties (mandant et mandataire) sont identiques.

    Par exemple

    Vous voulez créer des mandats Tax-on-web et des mandats Biztax. Vous ne pouvez pas le faire dans le même fichier car la partie « mandant » n’est pas identique pour les deux types de mandat. Le mandant peut être une personne physique pour Tax-on-web mais pas pour Biztax.

    Dans ce cas, vous devez charger deux fichiers séparés :

    • l’un avec tous les Mandats Tax-on-web
    • l’autre avec tous les Mandats Biztax

    Plus d’info sur les combinaisons autorisées par type de mandat