Registre UBO

  1. Registre UBO : fondements et principes
  2. Bénéficiaire effectif : de qui s’agit-il ?
  3. L’arrêté royal relatif aux modalités de fonctionnement du registre UBO
  4. Comment se préparer ?
  5. Accès au registre UBO
  6. FAQ et documentation utile

1. Registre UBO : fondements et principes

La loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces (« Loi ») prévoit la mise en place en Belgique d’un registre des bénéficiaires effectifs (dont l’acronyme anglais est ‘UBO’ pour ‘Ultimate Beneficial Owner’, ci-après « registre UBO »).
 
La Loi transpose la Directive européenne 2015/849 relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme (« Directive AML ») qui oblige les États membres à prendre les mesures législatives et réglementaires afin que :
  1. Les sociétés et autres entités juridiques constituées sur leur territoire aient l'obligation d'obtenir et de conserver des informations adéquates, exactes et actuelles sur leurs bénéficiaires effectifs ;
  2. Un registre centralisé reprenant les informations sur les bénéficiaires effectifs de ces entités soit mis en place afin de faciliter l’accès à ces informations. 
La Loi prévoit ainsi l’obligation (1) pour les sociétés, a(i)sbl et fondations de recueillir et de conserver des informations adéquates, exactes et actuelles sur qui sont leurs bénéficiaires effectifs et (2) pour les administrateurs de transmettre, dans le mois et par voie électronique, les données concernant les bénéficiaires effectifs au registre UBO.
 

2. Bénéficiaire effectif : de qui s’agit-il ?

La Loi identifie différentes catégories de bénéficiaires effectifs selon l’entité juridique à laquelle ils se rapportent. La Loi distingue ainsi trois types d’entités juridiques à savoir ; les sociétés, les a(i)sbl et fondations et les trusts et autres entités juridiques similaires aux trusts.
 
Pour les sociétés, sont considérés comme bénéficiaires effectifs :
  1. La ou les personnes physiques qui possède(nt), directement ou indirectement, un pourcentage suffisant de droits de vote ou une participation suffisante dans le capital de cette société, y compris au moyen d’actions au porteur ;
    La possession par une personne physique de plus de 25% des droits de vote ou de plus de 25% des actions ou du capital de la société est un indice de pourcentage suffisant de droits de vote ou de participation directe suffisante. Pour plus d’information sur l’identification des bénéficiaires effectifs indirects veuillez consulter le FAQ disponible sur notre site internet (voir rubrique 5.3).
  2. La ou les personnes physiques qui exerce(nt) le contrôle de cette société par d’autres moyens (e.g. pacte d’actionnaires, droit de nommer les membres du conseil d’administration, droit de véto). 
  3. La ou les personnes physiques qui occupe(nt) la position de dirigeant principal, si, après avoir épuisé tous les moyens possibles, et pour autant qu’il n’y ait pas de motif de suspicion, aucune des personnes visées précédemment n’est identifiée, ou s’il n’est pas certain que la ou les personnes identifiées soient les bénéficiaires effectifs. S’agissant d’une catégorie résiduelle, l’identification d’un tel bénéficiaire effectif doit être dûment documentée et fondée (e.g. démarches entreprises pour l’identification des deux premières catégories, issues des recherches effectuées).
Pour les a(i)sbl et fondations, sont considérés comme bénéficiaire effectifs :
  1. Les administrateurs ;
  2. Les personnes qui sont habilitées à représenter l’association ;
  3. Les personnes chargées de la gestion journalière de l’a(i)sbl ou de la fondation ;
  4. Les fondateurs d’une fondation ;
  5. Les personnes physiques ou, lorsque ces personnes n’ont pas encore été désignées, la catégorie de personnes physiques dans l’intérêt principal desquelles l’a(i)sbl ou la fondation a été constituée ou opère ;
  6. Toute autre personne physique exerçant par d’autres moyens le contrôle en dernier ressort sur l’a(i)sbl ou la fondation.
Pour les trusts, fiducies et autres constructions juridiques similaires, sont considérés comme bénéficiaires effectifs :
  1. Le constituant ; 
  2. Le ou les fiduciaires ou trustees ;
  3. Le protecteur ;
  4. Les bénéficiaires ou, lorsque les personnes qui seront les bénéficiaires de la fiducie ou du trust n’ont pas encore été désignées, la catégorie de personnes dans l’intérêt principal de laquelle la fiducie ou le trust a été constitué ou opère ; 
  5. Toute autre personne physique exerçant le contrôle en dernier ressort sur la fiducie ou le trust du fait qu’elle en est le propriétaire direct ou indirect ou par d’autres moyens.

3. L’arrêté royal relatif aux modalités de fonctionnement du registre UBO

L’article 75 de la Loi a délégué au Roi le pouvoir de définir les modalités de fonctionnement du registre UBO. 
 
L’arrêté royal relatif aux modalités de fonctionnement du registre UBO (« Arrêté royal ») a été publié en date du 14 août 2018 et entrera en vigueur le 31 octobre 2018. 
 
Cet arrêté détaille l’ensemble des modalités de fonctionnement du registre UBO, et notamment :
  • Quelles informations doivent être communiquées au registre UBO en fonction du type de bénéficiaire effectif dont il s’agit ;
  • Qui devra communiquer ces informations au nom des entités juridiques concernées et selon quelles modalités ;
  • Qui aura accès aux informations reprises dans le registre UBO et selon quelles modalités ;
  • Quelles dérogations existent pour que les données reprises dans le registre UBO ne soient pas ou que partiellement accessibles ;
  • Quels contrôles seront mis en place afin de garantir que l’obligation de communication des données au Registre UBO est respectée et quelles sanctions seront le cas échéant applicables ;
  • Comment les données communiquées au registre UBO seront traitées.

4. Comment vous préparer ?

Bien que l’Arrêté royal n’entre en vigueur que le 31 octobre 2018, vous pouvez déjà anticiper son entrée en vigueur, notamment en vous assurant que :
  • Vous disposez d’un représentant légal ou d’un mandataire disposant d’une carte E-ID qui pourra remplir les informations listées dans l’Arrêté royal via la plateforme en ligne MyMinFin, au nom de votre organisation ;
  • Vous avez identifié à laquelle des catégories détaillées à la Section 2 ci-dessus votre bénéficiaire effectif appartient ;
  • Vous disposez d’informations précises et détaillées (e.g. pourcentage précis de capital ou droits de vote) sur les bénéficiaires effectifs de votre organisation et de toute entité juridique par l’intermédiaire desquelles vos bénéficiaires effectifs passent pour contrôler votre organisation ;
  • Vous disposez de documents probants établissant que l’information dont vous disposez est adéquate, exacte et actuelle ;
  • Vous avez mis en place des procédures au sein de votre organisation afin que toute modification des informations sur vos bénéficiaires effectifs soit communiquée au registre UBO dans le mois.
Une FAQ est  disponible (PDF, 338.61 KB). Un manuel d’utilisation de l’application et des Guidelines détaillées seront également mis en ligne sous peu, afin de vous accompagner au mieux dans l’encodage de vos données dans le registre.
 

5. Accès au Registre UBO

Bien que l’entrée en vigueur de l’arrêté royal est fixée au 31 octobre 2018, vous disposez d’un délai étendu au 31 mars 2019 pour encoder vos bénéficiaires effectifs pour la première fois. Vous pouvez d'ores et déjà enregistrer vos bénéficiaires effectifs en vous connectant à l'application prévue à cet effet sur le portail MyMinFin.
 

6. FAQ et Documentation utile

Vous désirez rester informé des nouveautés concernant l’entrée en vigueur du Registre UBO ? Abonnez-vous à notre newsletter en remplissant ce  formulaire d'inscription (DOCX, 118.73 KB) et en l'envoyant à ubobelgium@minfin.fed.be