MyCustoms

Qu’est-ce que MyCustoms ?

MyCustoms est une application numérique qui soutient la douane en automatisant et en digitalisant divers processus, dont notamment :

  • La planification des contrôles
  • L’exécution des contrôles
  • La gestion des demandes de remboursements

Ces actions se font désormais via une communication centralisée via MyMinfinPRO 

Que fait MyCustoms dans le cadre des contrôles ?

MyCustoms apporte à la fois plus de sécurité juridique, d’uniformité et de rapidité dans les processus douaniers.

Sécurité juridique et uniformité renforcées :

  • En matière de sélection : Une meilleure analyse des risques et des dangers permettra de réduire le nombre de sélections inutiles et de travailler de manière plus ciblée. Nous allons également miser sur une sélection plus automatisée, afin que les mêmes critères de désélection soient utilisés sur tout le territoire de la Belge.
  • En matière de communication : Nous allons communiquer via MyMinFinPRO et non plus par e-mail. Cela assure une bonne réception de nos messages et garantit qu’ils proviennent bien de notre administration, et non de tentatives de phishing ou d’autres messages frauduleux. »
  • En matière de contrôle : Nous allons travailler avec des check-lists définies au niveau national. Ainsi, un même contrôle à Bruxelles sera effectué de la même manière à Bierset ou à Gand. Cela garantira un  traitement équitable pour tous les opérateurs économiques, quelle que soit la région où les marchandises sont présentées.

Efficacité et gain de temps :

  • Préparation des dossiers : En centralisant toutes les informations dans un seul système, nos contrôleurs pourront mieux préparer leurs contrôles. Tout ce dont ils ont besoin sera disponible en un seul endroit. Le temps des douaniers sera donc utilisé plus efficacement. Par ailleurs, les opérateurs auront une meilleure information sur l’état d’avancement du dossier.
  • Contrôles accélérés : À terme, certains contrôles pourront se faire directement au lieu de destination en Belgique, selon le niveau de risque. Cela réduira les délais et les coûts liés au stockage dans les ports ou aéroports.

Qu’est-ce qui change à court terme ?

Depuis le mois de juin 2025, les contrôles seront notifiés via MyMinFinPRO. Le déclarant recevra un message l’informant du contrôle et lui demandant de transmettre les documents requis.

Attention : c’est toujours le déclarant qui recevra la notification des contrôles, peu importe que ça soit une représentation directe ou indirecte.

Il pourra répondre directement dans MyMinFinPRO et y déposer les documents demandés.

Préparez-vous dès maintenant :

  1. Demandez le mandat Douane Pro, si ce n’est pas encore fait. Cela vaut aussi dans le cas où c’est l’importateur qui est le déclarant.
  2. Attribuez le rôle « SPF Fin Mandataire Douanes & Accises + Formalités douanières » aux collaborateurs en charge des échanges avec l’administration.

Avec le mandat Douane PRO, une entreprise accorde à un professionnel (entreprise mandataire/indépendant) un accès en ligne aux demandes et aux requêtes de documents complémentaires, afin d’effectuer les démarches en son nom les démarches auprès du SPF Finances. Le mandat est essentiel pour introduire une demande d’amendement/annulation dans IDMS/AC4 lorsque celle-ci est introduite par un autre opérateur économique que celui ayant introduit la déclaration initiale.

Une question ?

Consultez le site officiel des mandats Douane Pro ou contactez votre point de contact habituel.

MyCustoms Refund : Simplifier les remboursements

MyCustoms Refund permet une gestion plus fluide et transparente des demandes de remboursement (changements/annulations dans IDMS ou AC4).

Le parcours en 5 étapes

  1. Demande d’annulation/amendement introduite dans IDMS ou AC4.
  2. Création automatique du dossier dans MyCustoms Refund et envoi d’une demande via MyMinfinPRO (formulaire + pièces jointes).
  3. Traitement de la recevabilité par les services compétents.
  4. Suivi du dossier dans MyMinfinPRO, avec éventuelle demande d’informations ou possibilité d’être entendu.
  5. Décision :
    • Remboursement sur le CRTC ou sur un compte bancaire
    • Droit d'être entendu / Décision de ne pas rembourser

Avant/après : ce qui change

Avant

Avec MyCustoms Refund

Demandes par e-mail

Demande via IDMS/AC4 + MyMinfinPRO

Communication par e-mail

Tout via MyMinfinPRO

Aucun aperçu des documents

Vue complète du dossier dans MyMinfinPRO

Infos limitées sur le suivi

Suivi continu en ligne

Gestionnaire difficile à identifier

Communication directe dans MyMinfinPRO

Aucune catégorisation

Dossiers étiquetés par type

Refus uniquement pour remboursement

Droit d’être entendu même pour amendement

Comment traiter les demandes ?

Naviguez dans MyMinfinPRO :

  • Mes documents → Documents complémentaires
  • Mes messages (pour les notifications)

Astuce : vous pouvez configurer le transfert automatique des messages MyMinfinPRO vers une adresse e-mail de votre choix via e-Box Enterprise (voir paramètres). À l’heure actuelle, il n’est possible d’indiquer qu’une seule adresse e-mail. Vous pouvez toutefois utiliser des tags : contrôle douanier correspond aux contrôles de première ligne, tandis que déclaration d'importation ou AC4 correspondent à la partie Refund.

Important : chaque opérateur doit veiller à ce que les collaborateurs compétents aient accès à ces messages et dossiers.  L’accès ne concerne que les messages liés à la douane. Aucune information relative à Tax-on-web, à la TVA ou à d'autres domaines n’est donc visible.

En l’absence de réponse, la recevabilité de la demande pourrait être refusée.

Une question ?

Consultez le site officiel des mandats Douane Pro ou contactez votre point de contact habituel.