Contrôle

Contrôle de la déclaration

  • Jusqu’à quand l’administration peut-elle contrôler la déclaration de votre entreprise ?

    La déclaration à l’impôt des sociétés peut être contrôlée même après le paiement ou le remboursement de l’impôt.

    Elle peut être contrôlée dans un délai qui commence :

    • le 1er janvier de l’exercice d’imposition, si l’entreprise clôture son bilan le 31 décembre
    • à la date de clôture du bilan dans les autres cas

    Ce délai de contrôle est de :

    • 3 ans en principe
      Exemples :
      Clôture du bilan le 31/12/2013 : pour l’exercice d’imposition 2014, ce délai expirera le 31/12/2016.
      Clôture du bilan le 31/03/2014 : pour l’exercice d’imposition 2014, ce délai expirera le 31/03/2017.
    • 7 ans en cas d'indices de fraude
      Exemples : 
      Clôture du bilan le 31/12/2013 : pour l’exercice d’imposition 2014, ce délai expirera le 31/12/2020.
      Clôture du bilan le 31/03/2014 : pour l’exercice d’imposition 2014, ce délai expirera le 31/03/2021.

    Le délai peut également être prolongé en cas de réclamation, d'une période égale à celle qui s'étend entre la date de l'introduction de la réclamation et celle de la décision du directeur régional, sans que cette prolongation puisse être supérieure à 6 mois.

  • Quels documents l’entreprise doit-elle conserver ?

    L’entreprise doit conserver tous les documents nécessaires à la détermination de ses revenus imposables. Par « documents », il faut entendre toutes les pièces qui ont permis de remplir la déclaration fiscale, comme :

    • la comptabilité de la société (bilan, comptes de résultat, décision de l’AG, registre des actionnaires,…).
      Si la comptabilité est informatisée, l’entreprise a également l’obligation de conserver les dossiers d’analyse, de programmation et d’exploitation du système informatique utilisé, ainsi que les supports d’information et toutes les données qu’ils contiennent
    • les pièces justificatives des écritures comptables (factures d’achat, factures de vente, devis, bons de commande, bons de livraison, documents de transport, extraits de comptes bancaires,…)
    • les fiches de salaires
    • les documents justificatifs des frais revendiqués (factures, tickets,…)
  • Où l’entreprise doit-elle conserver les documents ?

    L’entreprise doit conserver et laisser à la disposition de l’administration les documents (comptabilité et documents d’analyse, de programmation et d’exploitation du système informatique), dans le bureau, l’agence, la succursale ou tout autre local professionnel ou privé où ces livres et documents ont été tenus, établis ou adressés.

    Ce sera généralement au domicile fiscal de l’entreprise.

  • Pendant combien de temps l’entreprise doit-elle conserver les documents ?

    Les documents comptables doivent être conservés jusqu’à l’expiration du 7e exercice comptable qui suit la période imposable.

    La documentation relative aux analyses, à la programmation et à l’exploitation du système informatique utilisé doit être conservée jusqu’à l’expiration du 7e  exercice comptable qui suit la période imposable pendant laquelle le système décrit dans cette documentation a été utilisé.

  • L’administration peut-elle me demander des renseignements complémentaires sur la déclaration

    Des erreurs matérielles (par exemple, erreur d’addition de deux montants, double emploi, erreur dans la retranscription d’un montant) sont corrigées d'office, sans vous demander de renseignements complémentaires.

    Dans d'autres cas, l'administration peut être amenée à vous demander des renseignements complémentaires en vue de contrôler la situation fiscale de votre entreprise :

    • oralement : il s’agit généralement d’un contact téléphonique.

    • par écrit (« demande de renseignements ») : dans ce cas, vous devez répondre par écrit dans les délais indiqués. Le non-respect de cette obligation peut entraîner la procédure de taxation d'office (l'administration établit l'impôt sur base de ses propres éléments et c’est à vous de prouver le montant exact des revenus imposables), ainsi que l’application éventuelle d’amendes administratives.

    • au bureau de taxation : l’administration peut vous inviter à vous présenter en ses bureaux, éventuellement avec les documents de l’entreprise, dans le but de disposer d’informations immédiatement vérifiables.

    • au domicile fiscal de votre entreprise (ou au bureau, à l’agence, à la succursale ou à tout autre local professionnel où la comptabilité est tenue) : vous pouvez toujours demander au contrôleur de venir examiner les documents dans votre entreprise, car en principe, c’est au domicile fiscal de l’entreprise  que doit s'effectuer l'examen de ceux-ci.
      Cependant, le contrôleur peut emporter les livres et documents nécessaires pour déterminer le montant de vos revenus imposables ou de tiers. Dans ce cas, un procès-verbal de rétention sera établi, et vous en recevrez une copie dans les 5 jours suivant le jour où les documents ont été emportés.

    L’entreprise a l’obligation, à la demande de l’administration, de lui communiquer sans déplacement, tous les livres et documents nécessaires à la détermination du montant de ses revenus imposables.

  • Quels sont les autres moyens de contrôle ?

    L’administration peut effectuer un contrôle des locaux professionnels.

    L’entreprise a l’obligation d’accorder l’accès, à toutes les heures où une activité s’y exerce, aux locaux professionnels ou aux locaux où la société exerce son activité afin que l’administration puisse constater la nature et l’importance de ses activités et examiner tous les livres et documents qui se trouvent dans ces locaux.

  • Que se passe-t-il si la déclaration doit être rectifiée ?

    Remarque : la déclaration peut être rectifiée sur base d’un accord signé par le mandataire de votre entreprise.

    Si ce n’est pas le cas, l'administration fait parvenir à votre entreprise un « avis de rectification » par recommandé. Dans cet avis, elle reprend les motifs de la rectification des revenus ou d'autres éléments indiqués dans la déclaration.

    Votre entreprise dispose d'un mois (à compter du troisième jour ouvrable qui suit l’envoi de l’avis) pour marquer son accord ou faire valoir ses observations. La réponse doit être faite par écrit et signée. A défaut de réponse en temps voulu, l'administration procède à la taxation d'office.

    En cas de désaccord, le contrôleur examine vos arguments. S’il estime devoir maintenir en totalité ou en partie la taxation qu’il a établie, le contrôleur envoie à votre entreprise, par recommandé, une réponse définitive, en indiquant pourquoi il n’a pas tenu compte de vos arguments.