En tant qu’organisation internationale présente en Belgique, vous êtes tenue de transmettre les données fiscales de certains membres de votre personnel.
Vous pouvez désormais le faire de façon automatisée afin de simplifier au maximum le remplissage de la déclaration d’impôt par votre personnel.
Transmission des données fiscales du personnel des organisations internationales
De quels membres du personnel doit-on transmettre les données fiscales ?
Les organisations internationales doivent uniquement transmettre les données fiscales des membres (ou anciens membres) de leur personnel dont les rémunérations (ou pensions) sont imposées en Belgique ou exonérées mais avec application de la réserve de progressivité.
En règle générale, les échanges de données ont lieu au cours du premier trimestre de l’année. Les rémunérations ou pensions versées l’année précédente aux membres du personnel peuvent dorénavant être transmises de façon automatisée.
Vous ne devez pas nous transmettre les données fiscales des membres du personnel dont les rémunérations ou les pensions sont entièrement exonérées (c’est-à-dire sans application de la réserve de progressivité). Sont notamment visées les personnes qui bénéficient :
- du statut diplomatique. Ces données doivent être signalées chaque année à la Direction du Protocole du SPF Affaires Étrangères (via e-mail).
- de l’exception de domicile fiscal.
Cependant, de nombreux régimes fiscaux différents peuvent s’appliquer au personnel d’une organisation internationale en fonction de leurs statut et nationalité, des accords sur les privilèges et immunités et des conventions de prévention de la double imposition (CPDI) en vigueur.
Un doute sur le régime fiscal des membres du personnel de votre organisation internationale ?
Contactez-nous via e-mail pour obtenir plus d’informations (uniquement pour les questions juridiques).
Comment transmettre ces données fiscales automatiquement ?
De préférence via l’application Belcotax-on-web (BOW)
BOW permet d’émettre des fiches fiscales en y déclarant le revenu imposable de chaque membre du personnel comme un salaire (fiche 281.10) ou une pension (fiche 281.11) ordinaire. Plus d’informations sur le montant qui doit être déclaré et à quoi il correspond.
La plupart des entreprises et organisations en Belgique passent par l’intermédiaire d’un prestataire de services (secrétariat social agréé, bureau comptable ou société de consultance…) pour émettre leurs fiches fiscales BOW. Ces prestataires de services aident les employeurs à remplir leurs obligations sociales et fiscales auprès des autorités. En passant par eux, tout le processus d’encodage des données fiscales des membres du personnel et d’émission des fiches fiscales BOW est pris en charge.
Votre organisation souhaite gérer elle-même en interne l’émission des fiches fiscales BOW ?
- Consultez d’abord la documentation technique concernant l’adoption et l’utilisation du système BOW et la brochure simplifiée (PDF, 372.11 Ko) spécialement dédiée aux organisations internationales afin de vous aider à utiliser l’outil BOW.
- Téléchargez le fichier Excel (XLSX, 191.32 Ko) qui vous permettra de transformer les données au format XML et de les charger dans BOW.
- Remplissez le fichier Excel en suivant les instructions reprises dans la brochure et la documentation technique.
Attention ! Pour assurer la prise en compte correcte des données, le montant des rémunérations exonérées sous réserve de progressivité doit impérativement être mentionné deux fois :- dans la zone « Rémunérations » et
- dans la zone « Rémunérations et indemnités du bénéficiaire exonérées sous réserve de progressivité (option réservée à certaines organisations internationales) ».
- Chargez les fiches dans BOW.
Via l’espace de stockage en ligne sécurisé (SharePoint)
Un espace sécurisé de stockage en ligne SharePoint est mis à votre disposition seulement si l’organisation internationale n’arrive pas à utiliser BOW.
Vous devez alors désigner au sein de votre organisation une personne qui sera chargée d’y déposer un fichier Excel structuré contenant les informations fiscales nécessaires.
Afin de lui accorder l’accès à notre SharePoint, communiquez-nous son adresse e-mail via e-mail. Nous lui enverrons par e-mail :
- un modèle type du fichier Excel structuré à compléter et déposer sur le SharePoint
- un lien vers le dossier SharePoint spécifique.
- les informations pour créer un compte Microsoft (indispensable pour accéder à SharePoint) si elle n’en possède pas encore un.
Une fois le fichier téléchargé, informez-nous par retour d’e-mail.
Quelles autres informations d’identification des membres du personnel doivent être transmises ?
Pour chaque membre du personnel, nous devons connaître :
- son numéro national (numéro d’identification du registre national figurant sur la carte de résidence ou carte d’identité)
- sa date de naissance et
- son adresse de résidence.
Le numéro national est indispensable pour identifier le dossier fiscal d’un(e) contribuable. Sans numéro national, nous ne pouvons pas enregistrer les informations transmises. Les membres du personnel d’une organisation internationale qui ne connaissent pas leur numéro national peuvent se renseigner auprès de la Direction du Protocole du SPF Affaires Étrangères. Nous vous encourageons donc à recenser systématiquement l’ensemble des numéros nationaux des membres de votre personnel.
Vous n’êtes pas en mesure d’obtenir le numéro national de certains membres de votre personnel ? Pour pouvoir traiter leur dossier, vous devez impérativement nous fournir leurs date de naissance et adresse de résidence.
Comment calculer le revenu imposable qui doit être déclaré ?
Les rémunérations des membres du personnel d’organisations internationales qui sont imposées – ou exonérées mais avec application de la réserve de progressivité – doivent être déclarées auprès du SPF Finances. Le montant imposable à déclarer est le montant imposable du point de vue de l’administration belge.
Pour calculer ce revenu imposable :
1. Additionnez tous les traitements et émoluments bruts perçus au cours de l’année de revenus : salaires, avantages en nature, bonus et primes, indemnités...
2. Déduisez du revenu brut tous les prélèvements admissibles :
- tout impôt interne légalement dû prélevé par l’organisation internationale.
- tout impôt légalement dû qui a effectivement été payé à l’étranger.
- toutes les cotisations sociales légales payées (patronales et personnelles) à un système de sécurité social, qu’il soit étranger ou belge (comme c’est le cas des cotisations ONSS pour les travailleurs assujettis à la sécurité sociale belge).
- les avantages (de toute nature ou avantage social) résultant de la prise en charge par l’employeur de cotisations patronales payées dans le cadre d’assurances collectives extra-légales qui sont spécifiquement exonérés (ex : pension, soins de santé, hospitalisation).
Attention ! Les éléments suivants ne peuvent pas être déduits du revenu brut :
- Les cotisations personnelles (c’est-à-dire la part à charge de l’employé) payées dans le cadre d’assurances extra-légales (p. ex : pension, soins de santé, hospitalisation) ne sont pas déductibles du revenu brut. Ceci reste d’application même si ces cotisations ont été retenues du salaire à la source et versées par l’intermédiaire de l’employeur.
Cependant, les primes versées pour pensions complémentaires peuvent être déclarées dans les fiches BOW dans la zone : « Retenues pour pensions complémentaires, Cotisations et primes normales » si les conditions le permettent. - Les diverses indemnités versées par l’employeur qui ne correspondent pas à la notion de cotisation patronale décrite ci-dessus (p. ex : indemnité d’expatriation, indemnité pour enfants à charge ou frais scolaires) sont en principe imposables. Les montants versés dans ce cadre ne peuvent donc pas être déduits du revenu brut sauf s’il est démontré qu’elles constituent des remboursements de dépenses propres à l’employeur.
3. Le solde de ce calcul constitue le revenu brut imposable à déclarer au SPF Finances.
Concernant le précompte professionnel : vous ne devez pas déclarer de précompte professionnel pour les personnes exonérées sous réserve de progressivité.En principe, la présomption d’imposabilité s’applique à tous les revenus qui ne sont pas explicitement déductibles. Pour obtenir plus d’informations, consultez la documentation complète reprise dans l’avis aux débiteurs.
En cas de doute sur ce calcul, posez vos questions au SPF Finances via e-mail.
En cas de transmission automatisée, doit-on toujours produire des fiches fiscales papier ?
Si votre organisation transmet ces données de façon automatisée, elle ne doit plus nous fournir les attestations papier. Mais officiellement, elle reste dans l’obligation de les produire et de les distribuer aux membres de leur personnel concernés afin de certifier leur emploi et d’apporter la preuve de leur droit à un régime fiscal privilégié.
Les membres du personnel doivent uniquement tenir cette fiche à disposition de l’administration belge si celle-ci en fait la demande.