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Assujettis établis en dehors de l’Union européenne - remboursement de la TVA belge

Depuis le 1er juillet 2022, les montants minimums par demande ont augmenté.

Demander le remboursement de la TVA belge en tant qu’assujetti établi en dehors de l’Union européenne

  • Puis-je demander le remboursement de la TVA belge ?

    Oui, à condition que :

    • votre entreprise (établie en dehors de l’Union européenne) exerce une activité qui serait soumise à la TVA si elle était exercée dans l’Union européenne.
    • les dépenses soient réalisées uniquement à des fins professionnelles. La TVA sur les dépenses privées n’est pas remboursée.
  • Comment demander le remboursement de la TVA belge ?

    Complétez le formulaire 803 en ligne.

    Le formulaire est disponible en français, néerlandais, allemand et anglais. Il peut être complété par vous ou par votre mandataire. 

    Première demande de remboursement ? Envoyez d’abord une demande de numéro d’identification VAT Refund à foreigners.team2@minfin.fed.be.

    Joignez-y :

    • une attestation d'assujettissement à la TVA (datant de moins d'1 an et traduit en néerlandais, français, anglais ou allemand) ;
    • une brève description de l'activité ;
    • l'adresse exacte de la société ;
    • l'adresse e-mail à laquelle nous pouvons vous envoyer la décision de remboursement.

    En effet, nous devons d’abord vous attribuer un numéro d’identification avant de vous permettre d’introduire une demande.

    Si vous êtes mandataire, il est possible que vous deviez demander plusieurs numéros d’identification VAT Refund :

    • au nom de votre propre entreprise, s’il s’agit de votre première demande et
    • au nom du requérant, s’il s’agit de sa première demande. Dans ce cas, joignez également la procuration datée et signée par vous-même et votre client.
  • J’introduis une demande (en ligne) au nom de ma propre entreprise. Quelles informations dois-je mentionner ?

    Rubrique « Mandataire »

    Vous ne devez pas compléter cette rubrique.

    Rubrique « Requérant »

    Mentionnez vos coordonnées.

    L’adresse e-mail est particulièrement importante car il s’agit de notre seul moyen de communication (envoi des demandes de renseignements et des décisions).

    Le prorata ne doit être complété que si vous effectuez à la fois des opérations ouvrant droit à déduction et des opérations n’ouvrant pas droit à déduction.

    Dans ce cas, le remboursement de la taxe payée en amont n’est admis que pour la partie de la taxe sur la valeur ajoutée qui est proportionnelle au montant relatif aux opérations ouvrant droit à déduction. Le montant total de TVA dont le remboursement est demandé sera limité au pourcentage mentionné dans cette case. Il s’agit d’un pourcentage compris entre 0 et 100 %.

    Montant

    Indiquez le montant en euros, avec 2 chiffres après la décimale.

    Ce montant représente le total de la TVA déductible du « fichier des transactions » (voir « Quels documents dois-je ajouter à ma demande ? »).

    Compte bancaire

    En fonction du type de compte, il faut uniquement compléter les données liées au « compte bancaire SEPA » ou au « compte bancaire NON-SEPA ».

    Les pays SEPA sont les suivants : Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Italie, Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Royaume-Uni, Slovaquie, Slovénie, Suède, le Liechtenstein, l’Islande, Monaco, la Norvège, Saint-Marin et la Suisse.

  • J’introduis une demande (en ligne) en tant que mandataire. Quelles informations dois-je mentionner ?

    Rubrique « Mandataire »

    Mentionnez vos coordonnées.

    Votre adresse e-mail est particulièrement importante, car il s’agit de notre seul moyen de communication (envoi des demandes de renseignements et des décisions).

    Vous devez obligatoirement annexer un mandat (au format PDF, maximum 15MB). Il ne doit pas être légalisé. Si le remboursement doit être effectué sur le compte bancaire du mandataire, le mandat doit expressément l’autoriser.

    Rubrique « Requérant »

    Mentionnez les coordonnées du requérant.

    Dans le champ « e-mail », indiquez :

    • soit l’adresse e-mail du requérant. Dans ce cas, il recevra également les communications liées à la demande de remboursement.
    • soit votre propre adresse e-mail, si vous ne souhaitez pas que le requérant reçoive les communications liées à la demande de remboursement.

    Le prorata ne doit être complété que si le requérant effectue à la fois des opérations ouvrant droit à déduction et des opérations n’ouvrant pas droit à déduction.

    Dans ce cas, le remboursement de la taxe payée en amont n’est admis que pour la partie de la taxe sur la valeur ajoutée qui est proportionnelle au montant relatif aux opérations ouvrant droit à déduction. Le montant total de TVA dont le remboursement est demandé sera limité au pourcentage mentionné dans cette case. Il s’agit d’un pourcentage compris entre 0 et 100 %.

    Montant

    Indiquez le montant en euros, avec 2 chiffres après la décimale.

    Ce montant représente le total de la TVA déductible du « fichier des transactions » (voir « Quels documents dois-je ajouter à ma demande ? »).

    Compte bancaire

    En fonction du type de compte, il faut uniquement compléter les données liées au « compte bancaire SEPA » ou au « compte bancaire NON-SEPA ».

    Les pays SEPA sont les suivants : Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Italie, Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Royaume-Uni, Slovaquie, Slovénie, Suède, le Liechtenstein, l’Islande, Monaco, la Norvège, Saint-Marin et la Suisse.

  • Quels documents dois-je ajouter à ma demande ?

    Comment ajouter les fichiers ?

    • Fichier des transactions : utilisez obligatoirement  ce modèle (XLSX, 144.5 Ko).
      Le format doit rester .xlsx (ou .xls) (maximum 15 MB)
    • Fichier(s) justificatif(s) : au format PDF (maximum 15 MB par fichier).
      Chargez ces fichiers dans l’ordre indiqué ci-dessous. Limitez au possible le nombre de fichiers. Si vous le pouvez, regroupez de préférence tous les documents dans un seul fichier (en conservant l’ordre indiqué ci-dessous).

    Liste des fichiers justificatifs

    1. Attestation de la qualité d’assujetti ou certificat IRS (pour les États-Unis)
      • Le document doit dater de moins d’un an.
      • Le document doit être traduit en néerlandais, français, anglais ou allemand.
      • Si vous introduisez plusieurs demandes sur une année, vous ne devez ajouter ce document que dans la première demande relative à cette année.
      + pour les personnes morales : un exemplaire légal du dernier bilan et des statuts de la société, y compris les modifications qui y ont été apportées.
    2. Copies des factures
      • Les factures doivent être dans l’ordre repris dans le « fichier des transactions ».
      • Les factures doivent être détaillées. Si ce n’est pas le cas, elles seront rejetées.
    3. En cas d'importation, ajoutez une copie de la facture ainsi que du document d'importation qui s'y rapporte.
    4. Copies des notes de crédit reçues.
    5. Si la facture fait référence à un contrat, ajoutez une copie du contrat.
    6. Mandataires : la procuration doit être jointe à chaque demande.

    Comment accélérer le traitement de ma demande ?

    Si nous ne recevons pas tous les éléments pour traiter votre demande, nous pouvons vous demander des renseignements complémentaires. Cela retarde alors la procédure et donc votre remboursement (2 à 4 mois en plus).

    Soyez dès lors le plus précis possible : décrivez l’activité de votre société ainsi que la raison de l’achat des biens et/ou services en Belgique. Précisez également si ces biens ont été revendus.

    Nous vous invitons également à ajouter à votre demande les documents suivants :

    Type de dépense Document à fournir
    Frais relatifs aux camions (sociétés de transport)

    Dans votre 1re demande de remboursement et lors de changement de véhicules :

    • le nombre de camions que vous possédez (par exemple, en joignant une copie de votre bilan, dans lequel sont listés les camions).
    • les copies des certificats d’immatriculation des camions
    • Ou, au-delà de 10 véhicules : une liste des véhicules de la société (marque, modèle, type [N1, N2 etc.], numéro de plaque)
    Frais relatifs à une camionnette
    • La copie du certificat d’immatriculation
    • Ou, au-delà de 10 véhicules : une liste des véhicules de la société (marque, modèle, type [N1, N2 etc.], numéro de plaque)
    Frais relatifs à une voiture
    • La copie du certificat d’immatriculation
    Frais de restaurant et d’hôtel
    • La preuve que la dépense a été engagée dans le cadre d’une livraison de biens ou d’une prestation de services, c’est-à-dire la facture de sortie ou le contrat
    • L’identité de la personne qui a effectué la dépense et sa fonction au sein de l'entreprise
    Formation en Belgique suivie par un membre de votre personnel
    • Le document qui prouve que cette personne est employée dans l’entreprise
    Achat des biens en Belgique puis revente de ces biens
    • La copie de la facture de vente de ces biens
    Dépenses liées à la construction d'un bâtiment en Belgique pour un client
    • La copie de la facture de sortie pour les travaux réalisé en Belgique

  • J’ai envoyé ma demande de remboursement via le formulaire en ligne, mais je n’ai pas reçu d’accusé de réception. Que dois-je faire ?

    Si vous ne recevez pas d’accusé de réception dans les 24 heures après l’introduction de votre demande de remboursement, contactez-nous directement : foreigners.team2@minfin.fed.be. Nous vérifierons les données que vous avez introduites et modifierons l’adresse e-mail si nécessaire.

  • Quand demander le remboursement de la TVA belge ?

    Vous pouvez demander le remboursement de la TVA relative à une année civile au plus tard le 30 septembre de l’année qui suit.

    Par exemple : pour les factures de 2021, vous pouvez demander un remboursement jusqu’au 30 septembre 2022.

  • Combien de demandes puis-je introduire par an ? Quel est le montant minimum ?

    Maximum 5 demandes

    Vous pouvez introduire maximum 5 demandes pour les dépenses relatives à une année civile.

    La période couverte par votre demande peut être :

    1. soit de plusieurs mois : minimum 3 mois et maximum 11 mois
    2. soit d’une année civile

    Demandes portant sur plusieurs mois

    Les périodes de remboursement ne peuvent pas se chevaucher. Par exemple, vous ne pouvez pas introduire une demande couvrant la période du 1er janvier au 31 mars et une autre pour la période du 1er mars au 31 mai.

    La demande de remboursement peut porter sur une période de moins de trois mois lorsque cette période constitue le solde d'une année civile. (c’est-à-dire novembre et décembre ou décembre). Par exemple, si vous avez déjà fait deux demandes pour une période de 5 mois chacune, vous pouvez faire une demande pour deux mois.

    Demande portant sur une année civile

    Vous pouvez introduire une demande couvrant l'ensemble de l'année de remboursement après la fin de l'année. Cette demande ne peut contenir que les montants de TVA qui ne sont pas inclus dans des demandes de remboursement qui ont déjà été introduites.

    Montant(s) minimum(s) par demande

    Si votre demande porte sur une période entre 3 et 11 mois : le montant minimum est de 400 euros.

    Si votre demande porte sur une période d’une année civile ou sur le solde d’une année civile : le montant minimum est de 50 euros.

    Si le solde remboursable est inférieur à 50 euros après traitement de la demande, il n'y aura pas de remboursement.

  • Quel est le délai pour le remboursement ?

    La Belgique dispose de 4 mois (à partir de la réception de la demande) pour prendre une décision. Ce délai de décision peut être porté à 6 ou 8 mois en cas de demande de renseignements complémentaires.

    Nous vous informerons de la décision par e-mail.

    Lorsque la décision est prise (et si celle-ci est positive), le montant est remboursé dans les dix jours ouvrables.

    Vous avez une question sur votre remboursement ? Contactez-nous, en mentionnant le numéro de référence que vous avez reçu par e-mail après l’introduction de votre demande de remboursement.

  • Dans quels cas le remboursement est-il limité ou refusé ?

    En raison de limitations réglementaires

    • La TVA sur les frais liés au véhicules automobiles est limitée à 35 % (carburant etc.).
    • La TVA sur les frais liés aux camionnettes est limitée à 85 % (carburant etc.).
    • La TVA sur les frais de restaurant et d’hôtel n’est pas remboursable (art. 45 §3, 3° du Code de la TVA).
      Sauf si les frais de restaurant et d’hôtel ont été engagés par les membres du personnel dans le cadre d’une livraison de biens ou d’une prestation de services (art 45 §3, 3°, a du code de la TVA). Dans ce cas, vous devez annexer la preuve de cette livraison de biens ou prestation de services (facture de sortie ou contrat) et l’identité de la personne qui a effectué la dépense, ainsi que sa fonction au sein de l'entreprise.
    • Si la TVA belge n’est pas due, nous ne la remboursons pas. Dans ce cas, vous devez demander le remboursement à votre fournisseur (note de crédit et nouvelle facture).
    • Un ticket de caisse ne permet pas d’obtenir le remboursement.

    Si votre entreprise a un droit à déduction limité

    Si votre entreprise a un droit à déduction limité dans le pays où elle est établie, cette limitation est aussi d’application pour le remboursement de la TVA belge.

    C’est le cas par exemple pour les institutions financières, les compagnies d’assurance et le secteur immobilier.

    Si votre entreprise est concernée, mentionnez le prorata de déduction dans votre demande de remboursement.