Attestation de résidence fiscale (276Conv) - demandes groupées

18.04.2025 - Téléchargement en masse des décisions avec l'API MyMinfin
Désormais, vous pouvez également automatiser le téléchargement des décisions de vos clients en passant par l’API MyMinfin. Plus d'informations au point 3. ci-dessous.

Vos clients font appel à vous pour leurs demandes d’attestation de résidence fiscale ? Vous devez introduire des demandes groupées d’attestations de résidence fiscale via MyMinfin.


1. Envoi des demandes groupées

Sauf exception, vous devez introduire vos demandes groupées d'attestations de résidence fiscale via MyMinfin :

  • selon le calendrier prévu
  • via des fichiers XML

Pour rappel, vous ne pouvez plus envoyer vos demandes groupées d'attestations de résidence fiscale :

  • ni par la poste (envoi à l'adresse du centre compétent ou à toute autre adresse du SPF Finances) 
  • ni par e-mail (y compris à l'adresse e-mail goge.certificates@minfin.fed.be de l'Administration GE).

Exception : nous accepterons encore exceptionnellement les demandes groupées pour les personnes physiques ou les personnes physiques entreprises nécessitant une attestation de résidence avec mention de la période de résidence (notamment pour les revenus d'une période antérieure) et/ou les montants des revenus. Vous pouvez exceptionnellement continuer à envoyer ce type de demandes groupées par courrier directement dans les centres compétents. Vous devez remplir les formulaires disponibles sur notre site web et y ajouter une procuration pour chaque client.

2. Traitement des demandes groupées

  • Si votre fichier XML ne comporte pas d’anomalie, le traitement de votre fichier est automatique.
  • En cas d’anomalie dans une demande spécifique, nous la traiterons manuellement

Si votre fichier XML n’est pas conforme au schéma XSD, vous ne pourrez pas le déposer et vous recevrez un message indiquant « Fichier non conforme ».

3. Consultation et téléchargement des décisions des demandes groupées (attestations ou refus)

Après avoir introduit la demande, la décision (attestation ou refus) est disponible dans le dossier MyMinfin de votre client dans les délais suivants :

Demande introduite jusqu'au... En cas de traitement automatique : au plus tard le… En cas de traitement manuel : au plus tard le…
30.01.2025 07.02.2025 14.03.2025
04.06.2025 11.06.2025 /

Nous vous informerons ultérieurement des modalités relatives au deuxième semestre 2025.

Pour pouvoir consulter la décision, vous devez avoir un mandat Résidence fiscale actif pour accéder en tant que mandataire au dossier MyMinfin de votre client.

Pour vos clients existants, les mandats devaient être activés avant le 31 décembre 2024. Cependant, ce délai est reporté au 30 juin 2025.

Téléchargement en masse des décisions avec l'API MyMinfin

Vous pouvez également automatiser le téléchargement des décisions de vos clients en passant par l’API MyMinfin. Cependant, vous devez toujours avoir un mandat actif pour pouvoir afficher les décisions de vos clients via cette API.

À l’exception de certains renseignements internationaux, l’API MyMinfin automatise le téléchargement de tous les documents disponibles dans MyMinfin que vous pouvez consulter en votre propre nom et aussi grâce à vos mandats actifs. Si vous utilisez cette API uniquement pour les attestations de résidence fiscale, il est essentiel de bien organiser les documents reçus et de mettre en place un système interne efficace pour gérer l’accès à ces documents.

Plus d'informations sur l’API MyMinfin.

4. Procédure détaillée pour introduire vos demandes groupées en 2025

  • Remplissez un fichier XML reprenant toutes les demandes des clients par groupe cible et par période de dépôt : un fichier pour les personnes physiques (y compris les personnes physiques entreprises) et un autre pour les personnes morales.
    • Pour valider le fichier XML, vous devez utiliser le schéma XSD.
    • Contrairement au fichier XML pour les personnes morales, le fichier XML pour les personnes physiques doit contenir uniquement les demandes d’attestation sans mention de période spécifique de résidence et sans détails des revenus.
    • Mentionnez également dans le fichier XML votre adresse postale en Belgique et une adresse e-mail de contact.

  • Dans MyMinfin :
    • Identifiez-vous au nom de votre entreprise
    • Choisissez « Mes interactions > Demander un document > Attestation de résidence fiscale en Belgique (276conv) »
    • sélectionnez « Je charge un fichier XML pour des particuliers et/ou indépendants (personnes physiques) » ou « Je charge un fichier XML pour des entreprises (personnes morales) » en fonction du groupe cible pour lequel vous introduisez la demande groupée
    • Chargez votre fichier XML avec les demandes d’attestation groupées des clients du même groupe cible.
      Vous ne devez pas tenir compte de l’indication de la limitation de 5.000 demandes d’attestations par fichier XML pour les fichiers XML envoyés en 2025.

      Attention ! Vous pouvez envoyer plusieurs fichiers XML mais nous traitons uniquement le dernier fichier XML introduit pour un groupe cible avant la fin d’une période de dépôt. Veillez donc à reprendre à chaque fois dans votre dernier fichier toutes les demandes d’attestation  d’une même période.

  • Vous pouvez continuer à utiliser le SharePoint pour :
    • déposer un fichier ZIP encrypté qui doit contenir :
      • un fichier ZIP (nom du fichier : proxy_np.zip) avec les procurations de tous les clients personnes physiques (y compris personnes physiques entreprises) 
      • un fichier ZIP (nom du fichier : proxy_corp.zip) avec les procurations de tous les clients personnes morales.
        Pour les procurations :
        • Vous devez créer un document PDF distinct par procuration intitulé « NuméroNational.pdf » (par exemple 11225577799.pdf) ou « NuméroBCE.pdf » (par exemple 0123456789.pdf).
        • Le fichier ZIP encrypté doit être protégé par un mot de passe.
        • Introduisez votre mot de passe sur onetimesecret pour générer un lien unique qui permettra de communiquer le mot de passe de manière sécurisée au SPF Finances.
        • Transmettez ensuite ce lien à ge-go@minfin.fed.be.
    • télécharger le fichier récapitulatif contenant le statut de chaque demande.
    • télécharger les attestations de résidence pour les demandes validées.

  • Accès au SharePoint :
    • Désignez maximum quatre membres du personnel (par institution) en tant que « SPOC attestations de résidence fiscale » qui seront chargés de déposer les fichiers sur le SharePoint.
    • Afin de leur accorder l’accès au dossier en ligne, transmettez au SPF Finances leurs noms et adresses e-mail via l’adresse e-mail ge-go@minfin.fed.be.
      Cette adresse e-mail ne doit pas être utilisée pour des questions spécifiques relatives aux attestations de résidence. Pour ces questions, veuillez contacter les services de gestion compétents.

5. Mesures transitoires pour 2025

  • La prolongation du délai d’activation du mandat « Résidence fiscale » a comme conséquence directe la prolongation de l’utilisation du SharePoint. 

    Jusqu’au 30 juin 2025, vous pouvez continuer d'utiliser le SharePoint pour :
    • déposer les procurations des clients pour lesquels un mandat n’a pas encore été activé et
    • télécharger les décisions (attestations ou refus) et le fichier récapitulatif reprenant le statut de chaque demande (traité/non traité/incomplet).
  • En 2023 et 2024, les institutions financières pouvaient envoyer une déclaration sur l’honneur par laquelle elles garantissaient être en possession des procurations de chaque client. Cette mesure a également été prolongée jusqu’au 30 juin 2025 inclus. Le SPF Finances se réserve toutefois le droit de demander spontanément un échantillon de ces procurations. L’institution financière doit le remettre immédiatement
     

    Après le 30 juin 2025,

    • les institutions financières ayant un volume de demandes plus petit devront commencer à télécharger les décisions à partir du dossier MyMinfin du client,
    • les institutions financières ayant un volume de demandes plus important pourront télécharger les décisions en utilisant l’API (à condition d’avoir opté pour l’utilisation d’un API et au fur et à mesure que les API deviennent opérationnelles),
    • les clients des institutions financières n’ayant pas validé l’activation du mandat dans la plateforme « Mandats » devront transmettre eux-mêmes l’attestation de résidence à leur mandataire.

6. Demandes groupées des institutions financières enregistrées à l’étranger

Les institutions financières enregistrées uniquement à l’étranger et mandatées par des résidents belges ne peuvent actuellement ni activer de mandat Résidence fiscale, ni accéder à MyMinfin.

Le traitement de leurs demandes groupées ne sera donc plus assuré. Leurs clients belges doivent dorénavant demander et transmettre eux-mêmes leurs attestations de résidence.

7. Demandes pour les mineurs sans carte d'identité

Les demandes pour les mineurs sans carte d’identité (généralement avant 12 ans) peuvent uniquement être envoyées par courrier. La procédure à suivre pour une demande par courrier est expliquée sur la page Internet du SPF Finances.

8. Fichiers et documentation

Les exemples de fichiers à utiliser dans le cadre de cette procédure d’envoi :

9. Information pour les contribuables