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Attestation de résidence fiscale (276Conv) - demandes groupées

En tant qu’institution financière, j’introduis des demandes groupées pour plusieurs clients. En l’absence d’un mandat électronique, comment introduire ce type de demande ?

Depuis le 1er janvier 2023, vous ne pouvez plus envoyer vos demandes groupées d'attestations de résidence fiscale :

  • ni par la poste (envoi à l'adresse du centre compétent ou à toute autre adresse du SPF Finances) 
  • ni par e-mail (y compris à l'adresse e-mail goge.certificates@minfin.fed.be de l'Administration GE).

Exception : nous accepterons encore exceptionnellement les demandes groupées pour les personnes physiques ou les personnes physiques entreprises nécessitant une attestation de résidence avec mention de la période de résidence (notamment pour les revenus d'une période antérieure) et/ou les montants des revenus. Vous pouvez exceptionnellement continuer à envoyer ce type de demandes groupées par courrier directement dans les centres compétents. Vous devez remplir les formulaires disponibles sur notre site web et y ajouter une procuration pour chaque client.
 

Envoi centralisé de vos demandes groupées

Depuis le 1er janvier 2023, vous pouvez introduire les demandes groupées des clients pendant une période déterminée (1ère fenêtre d’application : du 16 janvier 2023 au 16 février 2023 inclus).

Les demandes doivent être introduites à l’aide d’un fichier XML structuré (ou d’un fichier Excel - mesure transitoire en 2023). Les fichiers doivent être téléchargés sur une plateforme sécurisée du SPF Finances par les SPOCs désignés par chaque institution financière (maximum 4 personnes par institution).

Avec les fichiers structurés, vous devez ajouter une procuration pour chaque client (mesure transitoire en 2023 - une déclaration sur l’honneur de chaque institution financière qui garantit qu’elle est en possession de toutes les procurations ; le SPF Finances se réserve le droit de demander ad-hoc des procurations pour un échantillon de ces clients).

À la suite du traitement automatique, le SPF Finances chargera sur le SharePoint les attestations ainsi que le fichier récapitulatif reprenant le statut de chaque demande (Traité/Non traité/Incomplet). Ces documents seront stockés dans un fichier zip encrypté avec un mot de passe qui sera communiqué aux SPOCs par e-mail (via la procédure onetimesecret).

Les exemples de fichiers structurés (XML et Excel), la méthode d’accès à la plateforme sécurisée ainsi que les autres détails pratiques ont également été communiqués à FEBELFIN.
 

Procédure détaillée

  • Remplissez un fichier XML par groupe cible : un fichier pour les personnes physiques (y compris les personnes physiques entreprises) et un autre pour les personnes morales.
    Pour valider le fichier XML, vous devez utiliser un fichier XSD. Si les données du fichier sont incorrectes, incomplètes ou ne sont pas fournies dans le format requis, la demande sera refusée.
    Contrairement au fichier XML pour les personnes morales, le fichier XML pour les personnes physiques doit contenir uniquement les demandes d'attestation sans mention de période spécifique de résidence et sans détails des revenus.
  • Indiquez dans le fichier XML les demandes des clients que vous enverrez en masse au SPF Finances pendant l’année 2023.
  • Mentionnez dans le fichier XML votre adresse postale en Belgique.
  • Désignez maximum quatre membres du personnel (par institution) en tant que « SPOC attestations de résidence fiscale » qui seront chargés de déposer les fichiers XML sur un espace sécurisé de stockage SharePoint.
    Afin de leur accorder l’accès au dossier en ligne, transmettez au SPF Finances leurs noms et adresses e-mail via l’adresse e-mail ge-go@minfin.fed.be. Cette adresse e-mail ne doit pas être utilisée pour des questions spécifiques relatives aux attestations de résidence. Pour ces questions, veuillez contacter les services de gestion compétents.
  • Utilisez le SharePoint pour : 
    • déposer, entre le 16 janvier 2023 et le 16 février 2023, un fichier ZIP encrypté qui doit contenir :
      • un fichier XML avec les demandes groupées des clients personnes physiques et personnes physiques entreprises 
      • un fichier XML avec les demandes groupées des clients personnes morales 
      • un fichier ZIP (nom du fichier : proxy_np.zip) avec les procurations de tous les clients personnes physiques (y compris personnes physiques entreprises) 
      • un fichier ZIP (nom du fichier : proxy_corp.zip) avec les procurations de tous les clients personnes morales.
      Pour les procurations, vous devez créer un document PDF distinct par procuration intitulé « NuméroNational.pdf » (p. ex.11225577799.pdf) ou « NuméroBCE.pdf » (p. ex. 0123456789.pdf).
      Le fichier ZIP encrypté doit être protégé par un mot de passe. Introduisez votre mot de passe sur onetimesecret pour générer un lien unique qui permettra de communiquer le mot de passe de manière sécurisée au SPF Finances.
      Transmettez ensuite ce lien à ge-go@minfin.fed.be.
    • télécharger le fichier récapitulatif contenant le statut de chaque demande.
    • télécharger les attestations de résidence pour les demandes validées.


Traitement des demandes par le SPF Finances

Après réception du fichier et vérification des procurations, le SPF Finances injectera les données dans son système.

La demande ne comporte pas d’anomalie ? Le traitement est automatique et la demande a le statut « Traité ».  L’attestation sera disponible sur le SharePoint et dans le dossier MyMinfin du contribuable.

Une anomalie est détectée dans la demande ? Les services du SPF Finances doivent traiter manuellement la demande. Son statut sera « Non traité ». L’attestation ou la décision de refus sera disponible quelques jours plus tard et sera mise à disposition du client et de la banque

Les données de la demande sont incomplètes et/ou ne sont pas conformes au schéma XSD ? Les services du SPF Finances ne traiteront pas la demande. Son statut sera « Incomplet ».

À la suite du traitement automatique, le SPF Finances chargera sur le SharePoint les attestations ainsi que le fichier récapitulatif reprenant le statut de chaque demande (Traité/Non traité/Incomplet).

Ces documents seront stockés dans un fichier zip encrypté avec un mot de passe qui sera communiqué aux SPOC par e-mail (via la procédure onetimesecret). 
 

Mesures transitoires en 2023

  • Le SPF Finances accepte exceptionnellement des fichiers Excel structurés (selon le modèle publié sur cette page) à la place des fichiers XML (également publiés sur cette page).
  • Une déclaration sur l’honneur de l’institution financière par laquelle elle garantit être en possession des procurations de chaque client suffira en 2023. Le SPF Finances se réserve toutefois le droit de demander spontanément un échantillon de ces procurations et l’institution financière doit le remettre immédiatement.

Nous attirons votre attention sur le fait que si les données du fichier Excel ne sont pas complètes ou si elles ne sont pas indiquées dans le bon format, la demande pourrait :

  • ne pas être traitée
  • résulter en un refus de l’attestation
  • résulter en un autre type d’attestation que celui demandé (p.ex. attestation E-276conv-10 au lieu de l’attestation E-276conv-20).


Exemples de fichiers

Les exemples de fichiers à utiliser dans le cadre de cette procédure d’envoi :

Information pour les contribuables