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Attestation de résidence fiscale (276Conv) - demandes groupées

Vous devez dorénavant introduire vos demandes groupées d’attestations fiscales via MyMinfin.

En 2024, nous prélèverons pour traitement toutes les demandes introduites au plus tard :

  • le 24 mai 2024
  • le 23 août 2024
  • le 8 novembre 2024 (initialement prévu le 4 novembre 2024)

 Jusqu’au 29 octobre 2024, il n’est pas possible d’envoyer un fichier XML pour les personnes physiques (y compris les personnes physiques entreprises). Le délai pour la dernière période de dépôt est désormais fixé au 8 novembre 2024.

Nous traiterons les demandes :

  • au plus tard le 22 novembre 2024 en cas de traitement automatique
  • au plus tard le 18 décembre 2024 en cas de traitement manuel.

 

1. Envoi des demandes groupées

Sauf exception, vous devez introduire vos demandes groupées d'attestations de résidence fiscale via MyMinfin :

  • selon le calendrier prévu
  • via des fichiers XML

Pour rappel, vous ne pouvez plus envoyer vos demandes groupées d'attestations de résidence fiscale :

  • ni par la poste (envoi à l'adresse du centre compétent ou à toute autre adresse du SPF Finances) 
  • ni par e-mail (y compris à l'adresse e-mail goge.certificates@minfin.fed.be de l'Administration GE).

Exception : nous accepterons encore exceptionnellement les demandes groupées pour les personnes physiques ou les personnes physiques entreprises nécessitant une attestation de résidence avec mention de la période de résidence (notamment pour les revenus d'une période antérieure) et/ou les montants des revenus. Vous pouvez exceptionnellement continuer à envoyer ce type de demandes groupées par courrier directement dans les centres compétents. Vous devez remplir les formulaires disponibles sur notre site web et y ajouter une procuration pour chaque client.

2. Traitement des demandes groupées

  • Si votre fichier XML ne comporte pas d’anomalie, le traitement de votre fichier est automatique.
  • En cas d’anomalie dans un demande spécifique, nous la traiterons manuellement.
  • Si votre fichier XML n’est pas conforme au schéma XSD, nous ne traiterons pas votre fichier.

3. Consultation et téléchargement des décisions des demandes groupées (attestations ou refus)

Après avoir introduit la demande, la décision (attestation ou refus) est disponible dans le dossier MyMinfin de votre client dans les délais suivants :

Demande introduite jusqu'au... En cas de traitement automatique : au plus tard le… En cas de traitement manuel : au plus tard le…
24.05.2024 17.06.2024 13.09.2024
23.08.2024 13.09.2024 18.10.2024
08.11.2024 22.11.2024 18.12.2024

Pour pouvoir consulter cette décision, vous devez avoir un mandat Résidence fiscale actif pour accéder en tant que mandataire au dossier MyMinfin de votre client.

Pour vos clients existants, veuillez activer les mandats avant le 31 décembre 2024.

À l’avenir, vous pourrez opter pour une solution via API pour recevoir automatiquement les décisions électroniques de vos clients. Nous communiquerons plus de détails à ce sujet lorsque la solution via API sera disponible.

4. Procédure détaillée pour introduire vos demandes groupées en 2024

  • Remplissez un fichier XML reprenant toutes les demandes des clients par groupe cible et par période de dépôt : un fichier pour les personnes physiques (y compris les personnes physiques entreprises) et un autre pour les personnes morales.
    • Pour valider le fichier XML, vous devez utiliser le schéma XSD.
    • Contrairement au fichier XML pour les personnes morales, le fichier XML pour les personnes physiques doit contenir uniquement les demandes d’attestation sans mention de période spécifique de résidence et sans détails des revenus.
    • Mentionnez également dans le fichier XML votre adresse postale en Belgique et une adresse e-mail de contact.
       
  • Dans MyMinfin :
    • identifiez-vous au nom de votre entreprise
    • choisissez « Mes interactions > Mes demandes d’attestations > Attestation de résidence fiscale en Belgique (276conv) »
    • sélectionnez « J’introduis un fichier XML »
    • chargez votre fichier XML avec les demandes d’attestation groupées des clients du même groupe cible.
      Vous ne devez pas tenir compte de l’indication de la limitation de 5.000 demandes d’attestations par fichier XML pour les fichiers XML envoyés en 2024.

      Attention ! Vous pouvez envoyer plusieurs fichiers XML mais nous traitons uniquement le dernier fichier XML introduit pour un groupe cible avant la fin d’une période de dépôt. Veillez donc à reprendre à chaque fois dans chaque votre dernier fichier toutes les demandes d’attestation  d’une même période.
       
  • Vous pouvez continuer à utiliser le SharePoint pour :
    • déposer un fichier ZIP encrypté qui doit contenir :
      • un fichier ZIP (nom du fichier : proxy_np.zip) avec les procurations de tous les clients personnes physiques (y compris personnes physiques entreprises) 
      • un fichier ZIP (nom du fichier : proxy_corp.zip) avec les procurations de tous les clients personnes morales.
        Pour les procurations :
        • Vous devez créer un document PDF distinct par procuration intitulé « NuméroNational.pdf » (p. ex.11225577799.pdf) ou « NuméroBCE.pdf » (p. ex. 0123456789.pdf).
        • Le fichier ZIP encrypté doit être protégé par un mot de passe.
        • Introduisez votre mot de passe sur onetimesecret pour générer un lien unique qui permettra de communiquer le mot de passe de manière sécurisée au SPF Finances.
        • Transmettez ensuite ce lien à ge-go@minfin.fed.be.
    • télécharger le fichier récapitulatif contenant le statut de chaque demande.
    • télécharger les attestations de résidence pour les demandes validées.
       
  • Accès au SharePoint :
    • Désignez maximum quatre membres du personnel (par institution) en tant que « SPOC attestations de résidence fiscale » qui seront chargés de déposer les fichiers sur le SharePoint.
    • Afin de leur accorder l’accès au dossier en ligne, transmettez au SPF Finances leurs noms et adresses e-mail via l’adresse e-mail ge-go@minfin.fed.be.
      Cette adresse e-mail ne doit pas être utilisée pour des questions spécifiques relatives aux attestations de résidence. Pour ces questions, veuillez contacter les services de gestion compétents.

5. Mesures transitoires pour 2024

  • En 2024, vous pouvez continuer d’utiliser le SharePoint pour :
    • déposer les procurations des clients pour lesquels un mandat n’a pas encore été activé et
    • télécharger les décisions (attestations ou refus) et le fichier récapitulatif reprenant le statut de chaque demande (traité/non traité/incomplet).
      Toutefois, à mesure que les mandats sont activés, les institutions financières ayant des plus petits volumes de demandes, devront commencer dans la seconde moitié de 2024 à télécharger les décisions à partir du dossier MyMinfin du client.
  • En 2023, les institutions financières pouvaient envoyer une déclaration sur l’honneur par laquelle elles garantissaient être en possession des procurations de chaque client. 
    Cette mesure a été prolongée jusqu’au 31 décembre 2024 inclus. Le SPF Finances se réserve toutefois le droit de demander spontanément un échantillon de ces procurations. L’institution financière doit le remettre immédiatement.

6. Demandes groupées des institutions financières enregistrées à l’étranger

Les institutions financières enregistrées uniquement à l’étranger et mandatées par des résidents belges, ne peuvent actuellement ni activer de mandat Résidence fiscale ni accéder à MyMinfin.

Le traitement de leurs demandes groupées ne sera donc plus assuré. Leurs clients belges doivent dorénavant demander et transmettre eux-mêmes leurs attestations de résidence.

7. Fichiers et documentation

Les exemples de fichiers à utiliser dans le cadre de cette procédure d’envoi :

8. Information pour les contribuables