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Enregistrement contrat de bail

Bon à savoir :
  • Vous pouvez déposer une garantie locative via MyMinfin sans frais supplémentaires. Vous trouverez plus d'informations sur la garantie locative dans cette rubrique FAQ.

Questions fréquemment posées contrat de bail

  • Un contrat de bail doit-il être enregistré et par qui ?

    si le contrat de bail concerne... alors...
    un immeuble affecté exclusivement à l’habitation d'une famille ou d'une personne seule

    Exemples : une maison, un appartement, un kot, une seconde résidence.
    • le propriétaire (le bailleur) doit faire enregistrer le contrat de bail
    • le locataire peut - il n'est donc pas obligé - faire enregistrer le contrat de bail

    Remarques :
    • l'enregistrement est gratuit
    • le contrat doit être enregistré dans les deux mois qui suivent sa signature
    un immeuble qui n'est pas affecté exclusivement à l’habitation d'une famille ou d'une personne seule

    Exemples : une maison avec commerce ou avec bureau à usage professionnel, un immeuble de commerce, un bâtiment industriel, un terrain, un parking.
    le propriétaire (le bailleur) ou le locataire doivent faire enregistrer le contrat de bail

    Remarques :
    • l'enregistrement n'est pas gratuit
    • le contrat doit être enregistré dans les quatre mois qui suivent sa signature

    Remarques :

    • les contrats de bail qui concernent une habitation affectée à titre de résidence principale (une maison, un appartement mais pas un kot ou une résidence secondaire) doivent être faits par écrits
    • les contrats de bail en cours avant le 1er janvier 2007 et qui concernent des immeubles affectés au logement d'une famille ou d'une personne seule et qui n'avaient pas été enregistrés devaient être enregistrés avant le 1er juillet 2007
  • Comment puis-je savoir si mon contrat de bail est enregistré ?

    Vous pouvez vérifier vous-même si votre contrat de bail est bien enregistré via MyMinfin.

    1. Identifiez-vous à l’aide de votre e-ID ou via Itsme
    2. Cliquez sur « Consulter mes baux de location » dans la rubrique « Mon habitation et mes biens immobiliers »
  • En quoi consiste l’enregistrement d’un contrat de bail ?

    Lors de l’enregistrement d’un contrat de bail le bureau Sécurité juridique compétent inscrit dans un registre les principales données du contrat de bail écrit.

    Cette inscription est confirmée par la réception de la relation d’enregistrement du contrat pour les baux soumis au format papier.

    Une fois enregistré, le contrat soumis au format numérique via l'application MyRent, pourra être consulté dans MyMinFin.

  • Où puis-je trouver le numéro d’enregistrement de mon contrat de bail ?

    Vous trouvez le numéro d'enregistrement de votre contrat de bail sur la relation d'enregistrement (la preuve d'enregistrement).

    • Vous retrouvez la relation d'enregistrement dans MyMinfin:
    • Authentifiez-vous
    • Cliquez sur « Preuve d'enregistrement  » dans le menu déroulant

    Le numéro d'enregistrement se trouve dans le PDF de la relation d'enregistrement. 

    Plus d'informations (voir p10)

  • J'ai reçu un accusé de réception. Est-ce que cela signifie que mon contrat de bail est enregistré à partir de maintenant ?

    Non, l’accusé de réception indique seulement que nous avons bien reçu votre demande.

    • Si votre demande est recevable, vous recevrez un deuxième document, à savoir la relation d’enregistrement. C'est la preuve que votre bail a bien été enregistré.
    • Si votre demande n'est pas recevable, vous recevrez soit une demande d'informations complémentaires, soit votre demande sera refusée.
  • Pourquoi faire enregistrer un contrat de bail ?

    Faire enregistrer un contrat de bail donne une « date certaine » au contrat de bail. Cela veut dire que personne ne pourra contester cette date et que le contrat enregistré est « opposable aux tiers ». C’est important tant pour le bailleur que le locataire.

    Protection du locataire

    • Si le contrat de bail d’une habitation utilisée comme résidence principale a été enregistré, le locataire bénéficie d’une protection légale en cas de vente de l’immeuble qu’il loue. En effet, il est protégé d’une expulsion par le nouveau propriétaire-bailleur qui est tenu de respecter le contrat de bail enregistré
    • Si le contrat de bail d’une habitation utilisée comme résidence principale conclu pour une période de plus de trois ans n’est pas enregistré, le locataire pourra mettre fin au contrat de bail sans préavis

    Protection du bailleur (propriétaire)

    • Si le propriétaire a enregistré le contrat de bail d’une habitation utilisée comme résidence principale, le locataire devra donner un préavis pour mettre fin au bail (c'est ce que la loi appelle la protection du bailleur)
    • L’enregistrement d’un contrat de bail relatif à un immeuble qui est loué dans ce même contrat de bail, en partie à titre d’habitation et en partie à d’autres fins (par exemple, un magasin ou un bureau), présente également l’avantage pour le bailleur que les revenus seront calculés et imposés distinctement pour chaque partie. En l’absence d’enregistrement de ce contrat de bail par contre, le total des revenus locatifs nets est imposable
  • Quelles mentions doit comporter un contrat de bail ?

    Pour pouvoir enregistrer votre bail, le contrat doit comporter au moins les mentions suivantes :

    • le nom, les prénoms, la date et le lieu de naissance et l’adresse du bailleur (propriétaire)
    • le nom, les prénoms, la date et le lieu de naissance et l’adresse du locataire
    •  pour une personne morale: le numéro d’entreprise* et la dénomination sociale et l’adresse du siège social
      * à défaut d’attribution d’un numéro d'entreprise, le siège social avec certification de l’absence d’attribution du numéro d’entreprise dans l'acte ou dans une déclaration complétive signée au pied de l'acte
    • l’adresse et le descriptif (c’est-à-dire, la désignation de tous les locaux et parties d’immeubles couvrant l’objet locatif) du bien loué, de préférence avec références cadastrales
    • la date (jour/mois/année) à laquelle la location prend cours et la durée de la location (de préférence avec les dates de début et de fin)
    • le montant du loyer (loyer et charges)
    • la date de signature (jour/mois/année)
    • les signatures du bailleur et du locataire
  • Comment puis-je faire enregistrer un contrat de bail ?

    Vous pouvez faire enregistrer votre contrat de bail de deux manières.

    1. En ligne via MyMinfin

    • Authentifiez-vous.
    • Cliquez sur « Accueil - Mon habitation et mes biens immobiliers - Faire enregistrer un contrat de bail (MyRent) ».
    • Dans « CONTRATS DE LOCATION », sélectionnez « Déposer votre contrat ».
    • Entrez les données demandées.
    • Cliquez sur « Parcourir » afin de charger votre contrat de bail au format PDF.
    • Cliquez sur « ENVOYER ».

    Vous recevrez un accusé de réception de votre demande. Vous recevrez la relation d’enregistrement (la preuve d’enregistrement) lorsque votre contrat de bail sera enregistré. Vous serez contacté, s’il s’avère que votre demande est incomplète.

    Saviez-vous que vous pouvez même enregistrer un contrat de bail pour un membre de la famille ou pour un ami ? Vous ne devez pas être une partie prenante au contrat de bail pour le faire enregistrer !

    2. Par poste

    1. Demandez un formulaire standard. Il existe 3 versions, selon le document à faire enregistrer :
      • Demande d’enregistrement d’un contrat de bail avec ou sans état des lieux ;
      • Demande d’enregistrement d’un état des lieux locatif présenté séparément ;
      • Demande d’enregistrement d’un sous-bail ou d’un avenant, d’une cession ou résiliation de bail ou de sous-bail.
    2. Envoyez les documents à notre centre de scanning :
      • Remplissez le formulaire et ajoutez une copie du document.
      • Envoyez le formulaire original avec la copie du document dans une enveloppe suffisamment affranchie au centre de scanning du SPF Finances. L’adresse du centre de scanning se trouve sur le formulaire.

    Important :

    • Utilisez un formulaire séparé par contrat de bail.
    • Utilisez un exemplaire original du formulaire, pas une copie ou une impression.
    • Ajoutez une copie du contrat de bail. En effet, les documents que vous envoyez au centre de scanning ne vous seront pas retournés après leur numérisation.

    Vous pouvez demander un formulaire standard par téléphone ou via notre formulaire web. Veuillez tenir compte que la réception du formulaire par la poste peut prendre jusqu’à 10 jours ouvrables.

    Veuillez également garder à l'esprit que le délai pour l'enregistrement doit toujours être respecté. Si vous n'avez toujours pas reçu le formulaire après 10 jours ouvrables et que la date limite pour l'enregistrement est proche, vous devez alors faire le nécessaire pour enregistrer votre contrat via MyMinfin. Ceci pour ne pas être hors délai et devoir payer une amende de retard.

    Par téléphone
    • Téléphonez au n° général du SPF Finances : 02 572 57 57 et indiquez quel type de contrat vous voulez faire enregistrer.
    • Un de nos collaborateurs vous enverra un formulaire standard.

    Via notre formulaire web
    • Sélectionnez dans « Quel est le sujet de votre question ? » l’option « Demande de formulaire location »
    • Sélectionnez dans « Il s’agit de ? » le formulaire dont vous avez besoin
    • Remplissez au moins les autres champs obligatoires
    • Cliquez en dessous à gauche sur « valider »

    Une fois votre bail enregistré, vous recevrez la relation d’enregistrement (la preuve d’enregistrement). Vous serez contacté, si votre demande est incomplète.

    Important : le contrat doit toujours être signé par les deux parties.

  • Quand dois-je faire enregistrer le contrat de bail ?

    Pour un immeuble affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule, vous devez faire enregistrer le contrat de bail dans les deux mois qui suivent la signature du contrat.

    Pour un immeuble qui n'est pas affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule comme un bâtiment industriel, un terrain ou encore un parking, vous devez faire enregistrer le contrat de bail dans les quatre mois qui suivent la signature du contrat. De plus, le paiement des droits doit être effectué avant la fin de ce délai sous peine d'une amende de retard.

    Lorsque le dernier jour du délai est un jour de fermeture des bureaux, le délai est prolongé jusqu’au premier jour ouvrable qui suit son expiration.

    Exemple : le contrat de bail d'un appartement signé le 21 mai 2012 doit être enregistré au plus tard pour le 23 juillet 2012 puisque les 21 et 22 juillet 2012 sont un jour férié et un dimanche.

  • Combien coûte l’enregistrement d’un contrat de bail ?

    Pour un immeuble affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule, l'enregistrement d'un contrat de bail est gratuit.

    Pour un immeuble qui n'est pas affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule comme un bâtiment industriel, un terrain ou encore un parking, l'enregistrement d'un contrat de bail est payant. Les droits d'enregistrement s'élèvent dans ce cas à 0,2 % du montant cumulé des loyers et des charges imposées au locataire pour toute la durée du bail, toutefois avec un minimum qui ne peut pas être inférieur au droit fixe général de 50 euros.

    Exemple : si pour un bail de 3 ans, le loyer est de 900 € par mois et les charges de 100 € par mois, l'enregistrement du bail coûtera 72 € (36 mois x 900 + 36 mois x 100 € = un montant cumulé de 36.000 € sur lequel 0,2 % font 72 €).

    Remarque :

    Si dans un même contrat de bail, l’immeuble est loué en partie à titre d’habitation et en partie à d’autres fins (commerce, bureau), l'enregistrement du contrat est payant pour tout l'immeuble.

    Par contre, si deux contrats de bail distincts ont été établis (un pour l’habitation et un autre pour la partie destinée à d’autres fins), l'enregistrement du contrat de bail qui concerne exclusivement l’habitation est gratuit.

    Attention : si vous dépassez le délai pour faire enregistrer votre bail, vous devrez payer une amende.

  • Que se passe-t-il si je ne fais pas enregistrer un contrat de bail ?

    Un contrat de bail n'est pas enregistré. Les conséquences sont :

    Si le contrat de bail concerne… alors...
    une résidence principale et qu'il est conclu pour une période de plus de trois ans

    le locataire pourra mettre fin au contrat sans préavis

    Notez qu'il existe une distinction en fonction de la localisation de l'immeuble locatif.

    Région de Bruxelles-Capitale et Région wallonne

    1. Le locataire doit d’abord envoyer une mise en demeure au propriétaire (le bailleur) pour enregistrer le contrat de bail.

      Pour la Région de Bruxelles-Capitale

      Mise en demeure par envoi recommandé.

      Pour la Région wallonne

      Mise en demeure :

      • soit par envoi recommandé
      • ou par exploit d'huissier de justice
      • ou par remise entre les mains du (des) destinataire(s), qui a (ont) signé le double avec indication de la date de réception
    2. Si le propriétaire (le bailleur) n'a pas donné suite à la mise en demeure après un mois, le locataire peut résilier le contrat sans préavis. Le locataire doit toutefois informer le propriétaire (le bailleur) du congé.

    Région flamande

    Le locataire doit seulement informer le propriétaire (le bailleur) du congé, qui prend effet le premier jour du mois suivant le mois au cours duquel le congé a été donné.

    une résidence principale qui est mise en vente le locataire ne pourra pas s'opposer à l’expulsion par le nouveau propriétaire
    un immeuble loué en partie à titre d’habitation et en partie à d’autres fins (commerce, bureau) le propriétaire sera imposé sur base du total des revenus locatifs nets

    Attention : si vous dépassez le délai pour faire enregistrer votre bail, vous devrez payer une amende.

  • Dois-je faire enregistrer l'état des lieux et les annexes qui doivent être jointes au contrat de bail ?

    Vous devez faire enregistrer l'état des lieux. Il sera enregistré gratuitement si :

    • vous présentez l'état des lieux en même temps que le contrat de bail ;
    • vous présentez l'état des lieux après le contrat mais vous joignez l´original et une copie du contrat de bail (exclusivement réservé à l'habitation et donc enregistré gratuitement) à l'état des lieux ;
    • vous présentez l'état des lieux après le contrat mais vous joignez une déclaration écrite à l'état des lieux. Cette déclaration écrite doit stipuler que l'état des lieux concerne un contrat déjà enregistré gratuitement.

    Si l’état des lieux est lié à un contrat de bail autre qu’exclusivement réservé à l’habitation, celui-ci sera enregistré au droit fixe général (qui s’élève actuellement à 50 euros).

    Vous ne devez pas faire enregistrer la copie de l’arrêté royal du 8 juillet 1997 et l’annexe de l’arrêté royal du 4 mai 2007. Mais si vous les joignez au contrat, elles seront enregistrées gratuitement même si le contrat ne mentionne pas ces documents.

    Remarques :

    • l’arrêté royal du 8 juillet 1997 détermine les conditions minimales à remplir pour qu’un bien immeuble donné en location à titre de résidence principale soit conforme aux exigences élémentaires de sécurité, de salubrité et d’habilité
    • l’annexe reprise dans l’arrêté royal du 4 mai 2007 informe le propriétaire et le locataire sur le droit en matière de baux à loyer

    Enfin, vous ne devez pas faire enregistrer les autres annexes comme, par exemple, le certificat de performance énergétique. Mais si vous les joignez au contrat et si le contrat les énumère, elles seront enregistrées gratuitement.