Door codering

In het kader van Belcotax-on-web kunnen de fiscale fiches online ingevuld worden via de functie 'Verzending per codering' van het menu.

Het oproepen van deze functie start een procedure voor de manuele invoer van gegevens. Deze schermen bestaan uit drie niveau's : Verzending - Aangifte - Fiche.

Na het invullen van de gegevens moet u overgaan tot de uiteindelijke verzending ervan (functie "verzenden" in het tabblad "verzending"), daarna krijgt u onmiddellijk een verzendingsnummer dat aantoont dat de overdracht correct is verlopen.  Dat wordt gevolgd door een ontvangstmelding per e-mail. Uw verzending wordt vervolgens onderworpen aan een verwerking.  Een verwerkingsbericht zal u informeren over de aanvaarding of de verwerping. Deze melding zal bij u per e-mail toekomen binnen de 48 uur.

De laatst bewaarde versie blijft beschikbaar voor een eventueel nieuwe sessie zolang u niet expliciet vraagt om er afstand van te doen. Op het moment van de definitieve verzending wordt er automatisch een laatste back-up geregistreerd maar de bewaarde gegevens zijn niet meer toegankelijk. Zij worden opnieuw beschikbaar wanneer de eindverwerking uitmondt in een verwerping, om u toe te laten de nodige verbeteringen door te voeren. Bij aanvaarding worden zij automatisch gewist.

Let wel dat iedere gebruiker slechts één enkele sessie per keer kan bewaren. U moet dus de definitieve aanvaarding van een verzending afwachten vooraleer u een volgende sessie kunt starten.

Alle contacten tussen uw pc en de internetsite (de server van de FOD) zijn gecodeerd. Enkel de verzender en de ontvanger kunnen de doorgezonden gegevens lezen.

Op aangifteniveau kunt u de naam en het adres van de schuldenaar opzoeken door het KBO-nummer of het nationaal nummer in te vullen en op de knop "Zoeken" te klikken. De toepassing zoekt dan in de lijst van gekende schuldenaars, d.w.z. schuldenaars waarvoor al eerder een aangifte werd ingediend via Belcotax-on-web.

Als er voor deze schuldenaar nog niet eerder een aangifte werd ingediend via Belcotax-on-web zal de zoekopdracht geen resultaat opleveren. U moet dan zelf de naam en het adres van de schuldenaar invullen in de daarvoor voorziene velden.

Het sequentienummer is facultatief. Afzenders kunnen het gebruiken als eigen referentie voor hun bestanden maar het is niet meer bepalend voor de volgorde van verwerking. De bestanden zullen verwerkt worden in de volgorde waarin ze ingediend worden.

Wanneer u een bestand verzendt via het web, ontvangt u onmiddellijk online een verzendingsnummer dat uw verzending aanduidt.
De ontvangst van dat nummer verzekert dat uw verzending correct is verlopen.

Het bestand wordt vervolgens een eerste keer onderzocht om de geldigheid van het formaat en de samenhang van de gegevens na te gaan en het resultaat daarvan mondt uit in de verzending per e-mail van een ontvangstmelding of een bericht van weigering (validatie 1 en 2).

Wanneer deze eerste validatie geen enkele lacune onthult, ondergaat het bestand een tweede controle (validatie 3) om de volgende anomalieën op de sporen:

• dubbel gebruik
• vergissingen in het volgnummer van de fiches
• verkeerde KBO-nummers
• ...

Indien deze tweede validatie correct verloopt, zal het bestand definitief geladen worden in de gegevensbank van de administratie.
In alle gevallen wordt per e-mail een bericht van verwerking verzonden binnen de 48 uren na de verzending, dat u inlicht over het gevolg dat aan de verzending gegeven wordt (aanvaarding of weigering).

De status “wachten op laden” wijst erop dat uw verzending niet correct doorgezonden is naar de Belcotax databank. Mogelijk is er een serverprobleem geweest op het moment van het versturen. U zult uw verzending opnieuw moeten versturen. Als het om een bestand gaat kunt u het .bow bestand opnieuw verzenden zonder de conversie te herdoen. Als het gaat om een manuele ingave via de invoerschermen vindt u de invoersessie terug via "Verzending per codering" - "Invoerschermen". Daar kunt u gewoon opnieuw verzenden en bevestigen. Als het gaat om een online verbetering moet u de verbetering opnieuw uitvoeren en versturen. Na het herverzenden neemt u best contact op met de dienst Belcotax om de geblokkeerde verzending indien nodig te laten annuleren.

Er zijn verschillende types foutmeldingen:

• Blokkerende fouten : uw volledig bestand is geweigerd. U moet de fout(en) verbeteren en uw bestand opnieuw versturen.
• Omzeilbare fouten : er is een anomalie gevonden in uw bestand die echter niet van dien aard is dat uw bestand meteen geweigerd wordt. Het kan gaan om een gebrek aan voldoende nationale nummers of andere identificatiegegevens in de fiches, of een laattijdige annulering of verbetering … U kunt via een aanvraag aan belcotax@minfin.fed.be uw bestand toch laten aanvaarden. In uw aanvraag vermeldt u het referentienummer van de verzending en de redenen die tot deze anomalie geleid hebben.
• Waarschuwingen : In bepaalde fiches werden abnormale bedragen gevonden (vb. Bedrijfsvoorheffing hoger dan belastbaar bedrag …) tijdens de eerste controle. We vragen u na te kijken of dit terecht is. Indien niet moet u deze zaken verbeteren en uw bestand opnieuw doorsturen. Als de situatie toch correct is kunt u uw bestand zonder meer indienen, uw bestand wordt hierdoor niet geweigerd.
• Geëxplodeerde fout : Het gaat hier om een fout die tijdens de validatie 3 is opgemerkt. Het kan gaan om fouten in de volgnummers van de fiches (tweemaal hetzelfde volgnummer voor hetzelfde type van fiche van dezelfde schuldenaar), of een ongeldige code van het Sociaal secretariaat, of omdat een te verbeteren fiche niet gevonden werd (mogelijk hebt u niet de juiste referenties vermeld in uw verbeterend bestand) … U moet de fouten verbeteren en uw bestand opnieuw versturen.
  vb. : 'Reeds ingediende fiscale fiche' : de fiche die u ingediend heeft draagt een volgnummer dat u reeds in een vorige fiche van hetzelfde type, voor dezelfde schuldenaar gebruikt hebt. Kijk na welk het laatste gebruikte volgnummer is voor dat type fiche voor deze schuldenaar en begin de nieuwe fiches te nummeren vanaf het eerste vrije nummer.

In alle gevallen is de genieter een natuurlijk persoon óf een rechtspersoon.

• Als het gaat om een natuurlijk persoon moet u:
  • ofwel zijn rijksregisternummer vermelden (deze vermelding is niet verplicht voor de fiches 281.50).
  • ofwel zijn naam en voornaam en zijn volledig adres vermelden in de daartoe voorziene velden.

In de fiche 281.50 kan u het KBO-nummer vermelden in de zone "KBO-nummer natuurlijk persoon" (zone 2110)

• Als het gaat om een rechtspersoon, steeds zijn KBO-nummer vermelden. Er wordt geen enkele uitzondering toegestaan voor de Belgische rechtspersonen. Het KBO-nummer kan immers steeds teruggevonden worden via de KruispuntBank Ondernemingen en het handelsregister.

Voor de buitenlandse genieters de gegevens zo volledig mogelijk vermelden : naam en voornaam in aparte velden, naam van de onderneming, straat, nummer, postbus, buitenlandse postcode en land.

Als u een verzending gedaan hebt via de invoerschermen (Verzending per codering) worden de invoerschermen geblokkeerd tot uw verzending volledig verwerkt is. Mochten er tijdens de verwerking nog fouten gevonden zijn worden uw fiches opnieuw ter beschikking gesteld in de invoerschermen zodat u de nodige verbeteringen kan aanbrengen en de fiches opnieuw kan versturen. Zo wordt vermeden dat u de fiches helemaal opnieuw moet ingeven.

Dat maakt wel dat u enkele uren tot max. 24 uur moet wachten vooraleer u een nieuwe sessie kunt starten. Om de wachttijd te vermijden raden we u aan meerdere aangiften, voor verschillende schuldenaars, in dezelfde sessie in te geven en het geheel in één keer te versturen. Voor de veiligheid kunt u alle reeds ingevulde gegevens voorlopig bewaren. Na het bewaren kunt u de sessie verlaten en op een later tijdstip hernemen.